Über 3.000 KollegInnen

Gehaltsrahmen zwischen €70.000 – €80.000 p.a. je nach Hintergrund und Erfahrung

Solingen

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Assistenzrolle mit engem Kontakt zur Führungsebene und direkter Einbindung in strategische Abläufe
• Ein modernes, langfristig angelegtes Arbeitsverhältnis mit Raum für Eigenverantwortung und Weiterentwicklung
• Unbefristete Festanstellung in einem familiengeführten Unternehmen mit globaler Präsenz und eigener Fertigung
• Attraktive Zusatzleistungen wie eigene Kantine, Sportprogramme, Fahrradleasing und Mitarbeiterrabatte auf hochwertige Markenprodukte
  30 Urlaubstage sowie ein subventioniertes Deutschlandticket für Deinen Arbeitsweg
• Gute Anbindung durch die S-Bahn (Haltestelle direkt vor dem Gebäude) sowie firmeneigene Parkmöglichkeiten
• Ein Umfeld, das den Spagat zwischen Tradition und Transformation aktiv gestaltet, mit KollegInnen, und einer CEO-Assistenz, die sich gegenseitig unterstützen und viele Jahre im Unternehmen sind

Tasks

• Selbstständige Strukturierung und Priorisierung des geschäftlichen Alltags des CFO
• Professionelles E-Mail-, Kalender- und Terminmanagement sowie Organisation und Abrechnung von internationalen Geschäftsreisen
• Verantwortung für die sorgfältige, termingerechte und formale Vorbereitung von Gremien- und Vorstandssitzungen – inkl. Agendaerstellung, Abstimmung mit internen und externen TeilnehmerInnen, Zusammenstellung umfangreicher Unterlagen und Protokollführung
• Sicherstellung einer strukturierten und papierbasierten Arbeitsweise bei sensiblen oder formgebundenen Prozessen, insbesondere im Umgang mit Gesellschaftern und vertraulichen Dokumenten
• Mitarbeit an operativen und strategischen Themen im Finanzbereich durch strukturierte Organisation, Priorisierung und Informationssteuerung
• Eigenverantwortliche Unterstützung bei projektbezogenen Sonderaufgaben, z. B. Koordination globaler Veranstaltungen sowie administrative Begleitung von Budgetprozessen, Jahresabschlüssen oder Strategieplanungen mit Bezug zu internationalen Tochtergesellschaften
• Kommunikationsschnittstelle für interne Fachbereiche, Tochtergesellschaften und externe Geschäftspartner im internationalen Kontext sowie zentrale Ansprechperson für alle relevanten Stakeholder des CFO
• Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse im Spannungsfeld zwischen Tradition und Transformation
• Zuverlässiges Inbox- und Wiedervorlagemanagement inkl. strukturierter Ablage, Priorisierung und Nachverfolgung sensibler Themen
• Enge Abstimmung und kollegiale Zusammenarbeit mit den weiteren Executive Assistants auf Vorstandsebene

Profile

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit zusätzlicher fachlicher Qualifikation, z. B. Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, Managementassistenz oder vergleichbare Weiterbildung

• Alternativ: fundierte Erfahrung im Bereich Paralegal, Kanzlei-Backoffice oder Corporate Office mit Fokus auf strukturierter Dokumentation und formaler Gremienarbeit

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant oder Personal Assistant auf Geschäftsleitungs- bzw. Vorstandsebene, idealerweise in einem internationalen und dynamischen (Konzern-) Umfeld

• Sehr strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Hohe Genauigkeit und Sorgfalt in der Arbeit mit vertraulichen Unterlagen und komplexen Entscheidungsprozessen, idealerweise Erfahrung mit papierbasierten Abläufen und formgebundenen Dokumentationen

• Fähigkeit, selbstständig Prioritäten zu setzen und sich flexibel auf Veränderungen einzustellen

• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Belastbarkeit und Resilienz im Umgang mit klaren Erwartungshaltungen und direkter Kommunikation auf Führungsebene

• Erfahrung in der engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Führungspersönlichkeiten auf C-Level-Ebene

• Teamorientiert, eigenständig sowie verlässlich

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsmitteln (z. B. Microsoft 365, SAP)

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein souveränes, diskretes Kommunikationsverhalten

• Motivation, die Rolle langfristig auszufüllen und mitzugestalten – ob als persönliche Berufung oder als Karriereschritt mit Perspektive

Good to know

Die Position ist direkt dem CFO zugeordnet, der neu im Unternehmen ist und den Finanzbereich mit klarer Linie, hoher Struktur und internationalem Anspruch führt. Er legt Wert auf Verlässlichkeit, Organisationstalent und eine direkte Kommunikation auf Augenhöhe.

Gefragt ist eine erfahrene Assistenzpersönlichkeit auf Führungsebene, die strukturiert denkt, souverän kommuniziert und mit komplexen Themen ebenso sicher umgeht wie mit wechselnden Prioritäten. Integrität, Diskretion und Belastbarkeit sind dabei ebenso wichtig wie ein vorausschauender Arbeitsstil.
Ein gutes Gespür für Abläufe und Inhalte ist von Vorteil – z. B. um Meetings effizient zu planen, Themen frühzeitig zu erkennen und den Tagesablauf klug zu takten.

Freude an klassischer Assistenz (inkl. strukturierter Ablage, Wiedervorlage und formeller Gremienarbeit) wird ebenso geschätzt wie Offenheit für moderne Tools und digitale Prozesse.

Das Vorstandsteam arbeitet mit vier Assistenzen, jeweils fest zugeordnet, mit enger Abstimmung und gegenseitiger Vertretung – vertrauensvoll, eigenverantwortlich und kollegial. Homeoffice ist voraussichtlich einmal pro Woche möglich – in Abstimmung mit den betrieblichen Vorgängen. Die Einarbeitung erfolgt vor Ort durch das eingespielte Team. Dein Arbeitsplatz befindet sich im Vorzimmer des CFO mit direktem Zugang zum Vorstandsbüro.