Team Assistance (w/m/d)

Für den Standort Taufkirchen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Team Assistant (w/m/d).

Ihre Aufgaben:

• Monitoring und Steuerung von angeforderten Leistungen (z.B. termingebundene Zuarbeiten) und Terminen, Sicherstellen einer funktionierenden Wiedervorlage
• Führen und Organisieren der Ablage inkl. Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme
• Erstellung von Besprechungsprotokollen (extern und intern)
• Terminkoordination und -pflege
• Selbstständige Büroorganisation (Post, Telefon) und Verwaltung von Büromaterial
• Besucherbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen (Raumreservierung, Catering)
• Schriftlicher und persönlicher Kontakt mit Kunden und externen Ansprechpartnern sowie Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden des Zuständigkeitsbereiches
• Unterstützung in allen administrativen Bereichen des Office Managements
• Reisemanagement, Organisation und Buchung von Reisen sowie deren Abrechnung
• Planung und Koordinierung externer Aktivitäten
• Selbständige Durchführung von verschiedenen Sachbearbeitungstätigkeiten , bspw.
• Zeitwirtschaft (Überprüfung und Freigabe in SAP)
• Erstellen von Bedarfsmeldungen im Warenwirtschaftssystem (Coupa)
• Reiseplanung und Reisekostenabrechnung (BCD)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene, mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung, ein fachspezifische Zusatzausbildung (z.B. Geprüfte Sekretärin/Geprüfter Sekretär (IHK), Officemanager IHK) ist wünschenswert
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Microsoft Office Kenntnisse
• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Bereitschaft sich neue Themen anzueignen
• Fähigkeit zur Selbstorganisation
• Fähigkeit, in mehreren Themen parallel zu arbeiten
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Organisationstalent
• Schnelle Auffassungsgabe
• Ziel- und lösungsorientiertes Denken
• Optimierung von Aufwand/Ergebnis
• Ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung (intern, extern)
• Ausgeprägte Kontaktstärke
• Fähigkeit zur internen / externen Kommunikation und Beziehungspflege
• Hohes Maß an Resilienz
• Starke Kommunikationsbereitschaft und -fähigkeit
• Hohe Teamfähigkeit

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