Willkommen bei ITcollection Service GmbH, einem erfolgreichen IT-Full Service Dienstleister, der sich auf die Beratung und Betreuung von Notariaten spezialisiert hat.

Als attraktiver Arbeitgeber mit einem krisensicheren Kundenstamm, bieten wir Ihnen ein modernes und dynamisches Arbeitsumfeld, in dem sie ihre Fähigkeiten und Talente in einem langfristigen Arbeitsverhältnis entfalten können. Wir entwickelt seit 2006 geniale 360°-IT-Full-Service-Lösungen für Notare. Wir betreuen Notarbüros ganzheitlich – von Serverinfrastruktur, Clients und Telefonie über Bürokommunikationssoftware, Firewall und Drucker bis hin zu automatisierten, standardisierten und verteilten Systemen. Unsere Kund:innen können sich zu 100 % auf ihre IT verlassen.

Ihre Rolle

Als Verwaltungsmitarbeiter:in sichern Sie reibungslose Back-Office-Prozesse – von Abrechnung über zentrale Kommunikation bis zur gepflegten Datenbasis. Sie arbeiten präzise, denken vernetzt und bringen Erfahrung aus dem Mittelstand mit.

Eine sehr erfahrene Kollegin arbeitet Sie strukturiert ein; im Q3/2026 verlässt sie das Unternehmen. Die Verantwortung für diesen Bereich übernehmen Sie Schritt für Schritt.

Ihre Aufgaben

1. Finanz- und Abrechnungswesen

• Erstellung wiederkehrender Monatsrechnungen
• Vorbereitung und Erstellung von Rechnungen und Gutschriften
• Aufnahme und Berechnung vertragsunabhängiger Leistungen (Out-of-Scope/OoS)

1. Zentrale Kommunikation & Postbearbeitung

• Bearbeitung des zentralen Postfachs
• Eingangspost annehmen und verteilen
• Telefonzentrale bedienen
• Gelegentliche Besucher:innen empfangen

1. Daten- und Informationsmanagement

• Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten in Centron (ERP)
• Sicherstellung von Datenqualität und Verfügbarkeit für interne Abläufe

1. Organisation & Infrastruktur

• Verwaltung und Nachbestellung von Büromaterial
• Ordnung und Sauberkeit in Ablage, Schränken und Büroräumen sicherstellen

Ihr Profil

1. Fachlich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert
• Erfahrung in der Sachbearbeitung Verwaltung/Rechnungswesen
• Sicher im Umgang mit aktueller IT- und Office-Infrastruktur
• Routine im Arbeiten mit ERP-Systemen (idealerweise Centron)
• Vertraut mit Ticketsystemen sowie Dokumentations-/Wiki-Systemen
• Praxis im KMU-Umfeld von Vorteil

1. Persönlich

• Zuverlässig, vertrauenswürdig und verantwortungsbewusst
• Liefert vereinbarte Ergebnisse und übernimmt gerne Verantwortung
• Teamfähig, kooperativ, dokumentiert sauber und nachvollziehbar
• Freude an der Aufgabe und intrinsisch motiviert
• Verlässliche Anwesenheit und Einsatzbereitschaft, wenn man gebraucht wird

Das bieten wir

• Moderne Arbeitsplätze: Höhenverstellbare Tische und zeitgemäße IT-Ausstattung für gesundes, effektives Arbeiten
• Flache Hierarchien & kurze Entscheidungswege
• Starkes Team & Kultur: gut organisierte Betriebsausflüge, freiwillige Events, interne Schulungen, kollegialer Austausch
• Work-Life-Balance: 40-Stunden-Woche; Mehrstunden bauen Sie zeitnah ab. Wir leben Vertrauen und Eigenverantwortung
• Marktgerechte Vergütung
• Top-Anbindung: Parkplätze vor der Tür, S-Bahn-Anschluss Richtung Karlsruhe/Heidelberg
• Verpflegung: Wasser, Kaffee und kleine Snacks ohne Limit; saisonales Obst von regionalen Anbietern

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Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.