Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Bereichsleitung sowie der zugehörigen Programmbereiche in Ulm
• Eigenverantwortliche Planung, Koordination und Durchführung administrativer Aufgaben (Beschaffung von Büromaterial und IT, Verwaltung der Besprechungsräume)
• Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Protokollführung
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Bestellwesen sowie Rechnungs- und Leistungskontrolle
• Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Reportings
• Vertretung anderer Assistenzfunktionen innerhalb des Bereichs

Ihr Profil:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse im Travelmanagement
• Technisches Verständnis wäre wünschenswert
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute MS Office Kenntnisse

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.