Für das Kanzlerbüro suchen wir eine/n

Sekretariatskraft (m/w/d) Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder

einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z.B. Kauffrau/mann für Büromanagement, Fachangestellte/r für

Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r)

• Sie interessieren sich für eine Tätigkeit im wissenschaftlichen Umfeld und haben idealerweise bereits erste berufliche Erfahrungen in diesem Bereich
• Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb der Universität
• Sie sind routiniert in der Terminabstimmung, selbstständig in der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung
• Sie haben Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS-Office-Bereich
• Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, auch in hektischen Situationen
• Sie besitzen sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (C2)
• Sie besitzen sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (C1)

Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen die allgemeinen Sekretariats-, Assistenz- und Organisationsaufgaben im Kanzlerbüro
• Sie erledigen den Telefonverkehr und die schriftliche interne und externe Korrespondenz
• Sie koordinieren, organisieren und überwachen Termine für den/die Kanzler/in und führen den Terminkalender
• Sie wirken bei der Organisation von Veranstaltungen, Sitzungen und Tagungen mit
• Sie bereiten Sitzugen, Besprechungen und Termine vor und nach
• Sie empfangen Gäste und Besucher/innen
• Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung
• Sie unterstützen den/die Kanzler/in bei den administrativen Aufgaben der Personalführung (Arbeitszeitnachweise, Urlaubskarten, Arbeitsunfähigkeitsmeldungen)
• Sie beschaffen das Büromaterial
• Sie pflegen und wenden die universitätsinterne Aktenstruktur an
• Sie arbeiten bei der Recherche, Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen und Unterlagen für die Aufgabenerfüllung der/des Kanzlers/in mit

Wir bieten:

• Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Eine freundliche Arbeitsatmosphäre
• Familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
• Einen sicheren und langfristig planbaren Arbeitsplatz
• Einen Zuschuss zum Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr

Die Universität Ulm und was wir bieten:

stellen-portal https://www.uni-ulm.de/stellen-portal

Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.