Office Manager (m/w/d)

Dein neuer Arbeitgeber

Unser Klient entwickelt seit vielen Jahren innovative Software- und Hardwarelösungen für den öffentlichen Personennahverkehr. Als zuverlässiger Partner von Verkehrsunternehmen gestalten er die digitale Zukunft des Ticketings und Fahrgeldmanagements mit und setzt dabei auf moderne Technologien, Teamgeist und zukunftsorientierte Lösungen.

Bist Du das organisatorische Herz eines Unternehmens und sorgst dafür, dass im Büro alles rundläuft?

Dann bewirb Dich noch heute!

Wir bieten Dir als Office Manager

• Einen Job, in dem Du nicht nur verwaltest, sondern aktiv mitgestaltest und Strukturen prägst
• Ein Team, das zusammenhält, offen kommuniziert und sich gegenseitig wirklich unterstützt
• Kurze Wege statt Bürokratie – hier werden Entscheidungen schnell und direkt getroffen
• Einen modernen Arbeitsplatz in einem wachsenden IT-Unternehmen mit spannenden Projekten im Hintergrund
• Viel Vertrauen in Deine Eigenständigkeit statt starrer Vorgaben
• Raum für Deine Ideen – wenn Du etwas verbessern möchtest, kannst Du es auch umsetzen
• Flexible Arbeitszeiten, die zu Deinem Leben passen
• Eine gründliche Einarbeitung und echte Ansprechpartner statt "Learning by Chaos"
• Einen Arbeitsplatz, an dem Organisation nicht Nebenrolle ist, sondern der Schlüssel zum Erfolg

Deine Aufgaben als Office Manager

• Konzeption und Abwicklung von interner und externer Korrespondenz
• Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung und die Abteilungsleitungen
• Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Fuhrparkmanagement: Verwaltung und Koordination des Firmenfuhrparks
• Telefonische Kommunikation intern und extern sowie Management der Telefonzentrale
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung
• Projektmanagement sowie eigenständige Betreuung kleinerer Projekte
• Organisation von Veranstaltungen und Events
• Unterstützung bei strategischen Aufgaben und Sonderprojekten
• Eigenständige Themenrecherche im Internet oder über andere Quellen
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon) in deutscher und ggf. englischer Sprache
• Empfang und Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und internen Ansprechpartnern
• Büroorganisation: Beschaffungsmanagement, Ablage, Dokumentenpflege

Dein Profil als Office Manager

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Wirtschaft, Kommunikation oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Geschäftsleitungsebene
• Souveräner Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Organisationsgeschick, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein