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Für die Geschäftsstelle der IF Weinheim GmbH suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine vielseitige Unterstützung in der Sachbearbeitung und Leitungsassistenz. Die Position umfasst administrative, technische und personalbezogene Aufgaben.

Das 1975 gegründete IF Weinheim ist das älteste systemische Institut Deutschlands. Es bietet bundesweit zertifizierte Weiterbildungen an und betreibt als staatlich anerkanntes Ausbildungsinstitut zwei Ausbildungsambulanzen in Mannheim und Köln.

Die Geschäftsstelle mit zehn Teilzeitmitarbeitenden übernimmt die zentrale Verwaltung und Seminarorganisation. Als Service- und Kommunikationsschnittstelle verbindet sie Lernende, Lehrende und Tagungshäuser.

Rahmenbedingungen

• Teilzeitstelle mit 30 Wochenstunden
• Montag bis Freitag in Präsenz in der Geschäftsstelle in Weinheim

Ihre Aufgaben

• Pflege der Seminarverwaltungsdatenbank und der Website
• Erstellung von Zertifikaten
• Koordination technischer Themen und Funktion als Schnittstelle zur IT
• Administration der Exchange-Umgebung
• Unterstützung der Personalverwaltung, insbesondere beim Monitoring von Arbeitszeiten und im Personalmarketing
• Bearbeitung von E-Mails und Pflege von Kalendern
• Vertretung der Leitung der Geschäftsstelle
• Vertretung von Bewerbungs- und Vertragsprozessen im Bereich Weiterbildung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Büroorganisation, Sachbearbeitung oder Assistenz, idealerweise in einem Bildungs- oder Gesundheitskontext
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie Sicherheit im Umgang mit digitalen Verwaltungs- und Kommunikationssystemen
• Technisches Verständnis und Bereitschaft, sich in Datenbanken, Websitepflege und Exchange-Administration einzuarbeiten
• Sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Organisationsgeschick und Diskretion
• Selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise sowie klare und verbindliche Kommunikation
• Fähigkeit, auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick zu behalten und Vertretungsverantwortung zu übernehmen

Was wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• Eine zentrale Rolle in der Organisation und Weiterentwicklung der Geschäftsstelle
• Kurze Abstimmungswege und Zusammenarbeit in einem engagierten, kollegialen Team
• Eine umfassende Einarbeitung in die relevanten Prozesse und Systeme
• Raum für eigene Ideen und die aktive Mitgestaltung organisatorischer Abläufe
• Vergütung und Vertrag in Anlehnung an TVöD