Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d)

Organisation ist Deine Stärke?

Du behältst auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick und sorgst dafür, dass aus offenen Aufgaben erledigte Aufgaben werden? Dann bist Du bei uns genau richtig.

Für die Schaal Group suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Genehmigungen, Wartungen, Prüfungen und Dienstleister professionell koordiniert und dabei Fristen, Kosten und offene Themen jederzeit im Blick behält.

Du übernimmst eine zentrale Rolle zwischen Geschäftsführung, Behörden, Vermietern und Dienstleistern, organisierst Abläufe, hältst Themen konsequent nach und sorgst für eine strukturierte Dokumentation. Kurz gesagt: Du schaffst Ordnung, bringst Dinge voran und stellst sicher, dass wichtige Aufgaben zuverlässig zum Abschluss kommen.

Wenn Du strukturiert arbeitest, Verantwortung übernimmst und Freude daran hast, den Überblick zu behalten, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Das bieten wir Dir als Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d) in Weinstadt

• Eine verantwortungsvolle Position mit viel Eigenverantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und eine offene Unternehmenskultur
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Einblick in verschiedene Standorte und Unternehmensbereiche
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einer wachsenden Unternehmensgruppe
• Leistungsgerechte Vergütung
• Moderne Arbeitsmittel und strukturierte digitale Arbeitsprozesse

Deine Aufgaben als Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d) in Weinstadt

Genehmigungen & Behörden

• Beantragung und Nachverfolgung von Genehmigungen
• Kommunikation mit Behörden und Ämtern
• Zusammenstellung und Einreichung erforderlicher Unterlagen
• Überwachung von Fristen und Bearbeitungsständen
• Koordination und Beantwortung von Rückfragen

Wartungsmanagement

• Erstellung und Pflege von Wartungs- und Prüfplänen für unsere Standorte
• Überwachung von Wartungs- und Prüfintervallen
• Koordination von Terminen mit Dienstleistern und Prüfern
• Ablage und Dokumentation von Prüfberichten und Nachweisen
• Angebots- und Dienstleistermanagement
• Einholung und Vergleich von Angeboten
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
• Kommunikation mit Handwerkern und Dienstleistern
• Nachverhandlung und Klärung offener Punkte
• Nachverfolgung laufender Aufträge und offener Arbeiten
• Prüfung und Abgleich von Rechnungen mit Angeboten und Aufträgen

Organisation & Verwaltung

• Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Behörden, Vermietern, Lieferanten, Dienstleistern und Geschäftspartnern
• Konsequentes Nachhalten offener Punkte und Fristen
• Führung von Wiedervorlagen und Erinnerungen
• Strukturierte digitale Ablage von Genehmigungen, Wartungsberichten, Prüfprotokollen, Angeboten, Verträgen und Rechnungen
• Pflege von Standortübersichten inklusive Fristen, Kosten und offenen Maßnahmen

Unterstützung der Geschäftsführung

• Selbstständige Vorbereitung von Themen und Entscheidungsgrundlagen
• Sicherstellen, dass Vorgänge transparent dokumentiert und bis zum Abschluss verfolgt werden
• Entlastung der Geschäftsführung durch proaktive Organisation und Nachverfolgung

Das bringst Du mit

Fachlich

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft Excel, Outlook und Word
• Sehr gutes schriftliches Deutsch
• Erfahrung in der strukturierten Bearbeitung von administrativen Prozessen
• Fähigkeit, Angebote, Leistungen und Rechnungen sorgfältig zu vergleichen

Persönlich

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit
• Eigenständiges Arbeiten und Verantwortungsbewusstsein
• Hartnäckigkeit beim Nachhalten offener Themen
• Freundliches, professionelles und bestimmtes Auftreten am Telefon
• Fähigkeit, mehrere Standorte und viele parallele Vorgänge gleichzeitig im Blick zu behalten
• Gespür für anstehende Fristen, Prüfungen und notwendige Maßnahmen
• Sorgfältige Dokumentation und digitales Arbeiten
• Lösungsorientiertes Denken und Handeln
• Den Anspruch, Dinge nicht nur zu verwalten, sondern wirklich zum Abschluss zu bringen

Klingt das gut? Dann bewirb Dich jetzt als Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d) in Weinstadt.

Wir freuen uns auf Dich!

Standort

71384 Weinstadt

Vertragsart

Vollzeit

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.