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Job Description

People First – Bei Takeda setzen wir uns dafür ein, die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Menschen zu verbessern und ihnen eine bessere Zukunft zu ermöglichen. Es ist unsere Leidenschaft, die jede Aufgabe mit Sinn erfüllt. Unsere Mitarbeitenden sind das Herz von Takeda.

Takeda engagiert sich für pharmazeutische Innovationen und den Kampf gegen Krankheiten, für die es derzeit noch keine Heilung gibt. Gleichzeitig erweitern wir kontinuierlich unser Engagement in neue Therapie- und Behandlungsgebiete. Dabei stellen wir stets den Menschen in den Mittelpunkt und fördern unsere Mitarbeitenden, damit jede und jeder das volle Potenzial entfalten kann. Wir suchen Kolleginnen und Kollegen mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen, die gemeinsam mit uns die Qualität des Wertvollsten verbessern möchten, das wir kennen: das Leben.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir derzeit eine/n Administrative Coordinator (w/m/d) in Vollzeit und unbefristeter Anstellung.

Die Rolle in einem Satz

Du sorgst dafür, dass unser Team und unsere Führungskräfte effizient arbeiten können. Du hältst den Betrieb am Laufen, schaffst Struktur in komplexen Situationen und bist oft die erste Anlaufstelle, wenn schnelle Unterstützung gefragt ist.

Worauf es wirklich ankommt

Schnelle Verfügbarkeit und Lösungsorientierung

Erfolgreiche Administrative Assistants zeichnen sich nicht nur durch Organisationstalent aus, sondern vor allem durch ihre Verlässlichkeit und schnelle Reaktionsfähigkeit.

• Du bist erreichbar, wenn Unterstützung benötigt wird.
• Du erkennst frühzeitig, wo Handlungsbedarf besteht.
• Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern denkst mit und voraus.
• Du findest pragmatische Lösungen und hilfst dabei, Hindernisse rasch aus dem Weg zu räumen.
• Du behältst auch in hektischen Phasen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten.

Das ist dein Beitrag im Alltag

Organisation und Koordination

• Sicherstellen eines reibungslosen Büroalltags
• Verwaltung von Büromaterialien und Ressourcen
• Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Abläufen
• Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben

Administrative Exzellenz

• Pflege und Eingabe von Daten in digitale Systeme
• Rechnungsbearbeitung und Budgetunterstützung
• Erstellung professioneller Dokumente und Präsentationen
• Sicherstellung von Qualität, Genauigkeit und Vertraulichkeit

Unterstützung von Führungskräften

• Proaktive Unterstützung bei operativen und strategischen Themen
• Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Besprechungen
• Selbstständige Bearbeitung komplexer Aufgabenstellungen
• Professioneller Umgang mit sensiblen Informationen

Kommunikation und Stakeholder Management

• Freundliche und professionelle Kommunikation nach innen und außen
• Koordination mit internen und externen Stakeholdern
• Unterstützung bei anspruchsvollen Abstimmungen
• Repräsentation von Takeda-Werten in allen Interaktionen

Was gute Administrative Assistants auszeichnet

• Hohe Eigenständigkeit
• Ausgeprägte Serviceorientierung
• Schnelle Reaktionsfähigkeit
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Starkes Organisationstalent
• Souveränität auch unter Zeitdruck
• Hohe Detailgenauigkeit
• Professionelles Auftreten
• Freude an Zusammenarbeit und Unterstützung anderer

Erfolg in dieser Rolle bedeutet

Du bist die Person, auf die man sich verlassen kann. Du schaffst Struktur, wo Komplexität entsteht. Du hältst Themen in Bewegung, bevor sie zum Problem werden. Durch deine schnelle Verfügbarkeit, dein Mitdenken und deine Lösungsorientierung ermöglichst du Führungskräften und Teams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Dein Beitrag wird oft hinter den Kulissen erbracht, macht aber einen sichtbaren Unterschied für den Erfolg unserer Organisation. Wir arbeiten im Konzernumfeld und am österreichischen Markt, daher sind sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift Voraussetzung.

Wir suchen keine klassische Assistenz, die Aufgaben verwaltet. Wir suchen jemanden, der den Überblick behält, vorausdenkt, schnell unterstützt und als verlässlicher Partner den Unterschied macht.

Für diese wichtige und verantwortungsvolle Position beträgt das Mindestgehalt EUR 3.463,06 brutto pro Monat (auf Vollzeitbasis gemäß Kollektivvertrag der chemischen Industrie). Das tatsächliche Vergütungspaket wird entsprechend Ihrer Berufserfahrung und Qualifikation festgelegt.