• Führung und Koordination der Administration – Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs innerhalb des Instituts
• Vorbereitung und Erstellung von Entscheidungsgrundlagen (insbesondere im Bereich der Budgetplanung) zur Unterstützung der Institutsleitung bei der Umsetzung strategischer Ziele
• Implementierung effizienter Prozesse und laufende Verbesserung administrativer Abläufe sowie Sicherstellung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards in der Administration
• Finanzmanagement und Controlling – Verantwortung für die Budgetplanung, -überwachung und das Finanzreporting an die Institutsleitung
• Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Drittmittelmanagement und Grant Service
• Regelmäßige Finanzberichte und Prognosen für die Institutsleitung
• Zusammenarbeit mit der Zentralen Verwaltung und internationalen Kooperationspartnern
• Personalmanagement – Unterstützung der Institutsleitung bei der Personalplanung
• Führung, Beaufsichtigung und Unterweisung des administrativen Personals
• Unterstützung der "Gender und Diversity Strategie" des Instituts
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement - Ansprechperson für interne und externe Anfragen im administrativen Bereich
• Enge Zusammenarbeit mit Gruppenleitungen, anderen Instituten, der Zentralen Verwaltung der ÖAW sowie externen Partner:innen

• Betriebswirtschaftliche Ausbildung oder mehrjährige, gleichwertige Berufserfahrung, vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
• Abgeschlossenes Hochschulstudium von Vorteil
• Interesse an dem Betätigungsfeld des Instituts und die Bereitschaft, sich mit den Tätigkeiten des Instituts auseinanderzusetzen
• Hohe Kommunikations- und Führungsstärke mit einem lösungsorientierten und strukturierten Arbeitsstil
• Belastbarkeit und Flexibilität im Umgang mit einem dynamischen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hands-on-Mentalität

• Eine verantwortungsvolle Position mit vielseitigem Aufgabenbereich und Gestaltungsspielraum im nationalen wie internationalen Bereich
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsklima in einem internationalen Forschungsumfeld

Die Entlohnung liegt über dem für diese Branche festgelegten Kollektivvertrag bei zumindest EURO 73.736,18 (VG N6/1) brutto jährlich.Unser Kunde ist bereit, entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung, ein höheres Entgelt zu leisten.

Wir freuen uns auf Ihre rasche und aussagekräftige Onlinebewerbung mit Lebenslauf und Anschreiben!
Ihre Ansprechperson für diese Position ist Frau Sabine Leutner