Fakultätsreferent*in

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Fakultätsreferent*in

37 Fakultät für Wirtschaftswissenschaften

Besetzung ab: 01.08.2025

Stundenausmaß: 30,00

Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 10.02.2026

Stellen ID: 4414

Ausführliche Beschreibung

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Fakultätsreferent*in an den Wirtschaftswissenschaften unterstützen Sie unser Dekanatsteam in seinem vielfältigen Aufgabenportfolio. Diese Karenzvertretung ist auf Dauer der Abwesenheit einer Mitarbeiterin, längstens jedoch bis 10.02.2026, befristet. Bei guter Zusammenarbeit ist die Fakultät aber an einer längerfristigen Beschäftigung interessiert. Die Stelle wird idealerweise mit 30 Stunden besetzt, kann aber auch mit 15 oder 20 Stunden besetzt werden.

Ausführliche Beschreibung

Das machen Sie konkret:

• Erstellung und Bearbeitung von Berechtigungsprofilen im Elektronischen Zutritts- und Kontrollsystem (EZKS)
• Administration von Zutrittskarten und mechanischen Schlüsseln
• Mitwirkung bei der Sicherstellung des Raumbedarfs (Berufungen, Projektmitarbeiter, etc.)
• Strukturierung und Pflege der Dokumentation betreffend Raum- und Zutrittsverwaltun
• Sicherstellung und Umsetzung Arbeitnehmer*innenschutz (Erste Hilfe, Brandschutz, Arbeitsplatzsicherheit, etc.)
• Schnittstelle zwischen Instituten/ Fachbereichen der Fakultät und universitätsweitem Facility Managemen
• Regelmäßige fakultätsweite Kommunikation in den o.a. Angelegenheiten (Intranetseite, Rundschreiben, Aushänge, etc.)
• Betrieblicher Ersthelfer und Brandschutzwart

Ausführliche Beschreibung

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Matura (AHS, HAK, HBLA) oder gleichwertige Qualifikation
• exzellente Deutschkenntniss
• hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (insb. Word, Excel und Power Point);
• Fähigkeit komplexe Aufgaben zu koordinieren
• Diversitätskompetenzen
• Teamfähigkeit
• gute Englischkenntnisse
• darüber hinaus von Vorteil sind: Kenntnisse universitärer Verwaltungsabläufe und Buchhaltungskenntnisse;
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen von Vorteil - i3v, Typo3.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Ausführliche Beschreibung

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute Öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit Öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 auf Vollzeitbasis erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreib
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.
• Falls vorhanden: Dienstzeugnisse, Empfehlungsschreibe