Als Assistenz der Geschäftsführung spielst du eine entscheidende Rolle in der reibungslosen Ablauforganisation unseres Unternehmens. Deine Aufgaben umfassen:

• Unterstützung der Geschäftsführung: Übernahme administrativer Aufgaben und organisatorischer Angelegenheiten, um die Geschäftsführung effektiv zu entlasten.
• Terminplanung und Koordination: Du bist verantwortlich für die termingerechte Planung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen, einschließlich der Buchung von Räumlichkeiten und der Vorbereitung aller erforderlichen Materialien.
• Korrespondenzmanagement: Effiziente Bewältigung schriftlicher und telefonischer Kommunikation im Namen der Geschäftsführung.
• Dokumentenmanagement: Verwaltung, Organisation und Erstellung von Dokumenten, Verträgen und anderen geschäftlichen Unterlagen.
• Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen: Du unterstütz bei der Buchung von Geschäftsreisen und Erstellung von Reisekostenabrechnungen.
• Administrative Tätigkeiten: Unterstützung bei unterschiedlichen Personalthemen, Organisation von Events, effizientes Ablagen-Management, Beschaffung verschiedener Materialien, Pflege der Prozessbeschreibungen in deinem eigenen Arbeitsbereich und Verantwortung für die Erstellung von Barauslagen.
• Mitarbeit an speziellen Projekten: Du arbeitest an spannenden Projekten zu aktuellen Themen mit, um das Wachstum und die Entwicklung unseres Unternehmens zu fördern.
  

Um erfolgreich in dieser Position zu sein, verfügst du idealerweise über folgende Qualifikationen und Eigenschaften:

• Berufserfahrung: Nachweisbare Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen sowie Kenntnisse im Umgang mit SharePoint u. miro von Vorteil
• Teamfähigkeit: Du bist TeamplayerIn und kannst erfolgreich mit KollegInnen und Führungskräften zusammenarbeiten.
• Organisations- und Kommunikationsfähigkeit: Du zeichnest dich durch deine ausgeprägte Organisationsfähigkeit aus und kommunizierst klar und präzise.
• Eigeninitiative und Selbstständigkeit: Du zeigst Eigeninitiative und die Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich zu erledigen.
• Sorgfalt und Sauberkeit: Du hast ein Auge fürs Detail und die Fähigkeit, Aufgaben gründlich und sauber auszuführen.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Kenntnisse in Englisch sind erforderlich.
• Ausbildung: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK oder HAS) und eine Zusatzqualifikation im Bereich Human Resources sind von Vorteil. Ebenso nützlich ist eine abgeschlossene Ausbildung zur Sicherheitsvertrauensperson.

• Ein vielseitiges Team aus verschiedenen Nationen begrüßt dich an deinem ersten Tag.
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitvereinbarung), min. 2 Tage/Woche Homeoffice (bei Vollzeit).
• Die Stelle wird mit 20 Wochenstunden/Teilzeit besetzt.
• Ein Mindestbruttogehalt lt. IT KV von € 1.950,- pro Monat (14x) bei Vollzeitbeschäftigung. Eine Überbezahlung entsprechend der aktuellen Qualifikation und Erfahrung ist vorgesehen.