AI:AT ist ein gemeinsames Projekt des AIT und derAdvanced Computing Austria. Sie vereint Spitzenkompetenz in High-Performance Computing, Künstlicher Intelligenz und Datenökosystemen, schafft ein interdisziplinäres Innovationsumfeld für Forschung, Entwicklung, Gründungen und Industrieprojekte. Dabei ermöglicht AI:AT – die AI Factory Austria – den Zugang zu hochmoderner KI-Infrastruktur, fördert Vertrauenswürdige KI sowie ethische Standards und ist Drehscheibe für Vernetzung mit nationalen und europäischen Partnern. Ziel ist es, gemeinsam mit Partnern der Wirtschaft und öffentlichen Institutionen zukunftsweisende KI-Technologien und tragfähige KI-Lösungen zu entwickeln und in die Praxis überzuführen.

Im Rahmen der Zusammenarbeit innerhalb der AI Factory Austria wird das Austrian Institute of Techology Expertinnen und Experten an die AI Factory Austria entsenden. Für den Standort Wien (Karl-Farkas-Gasse, 1030) suchen wir eine:n:

Empfang & Office Support

• Erste Ansprechperson für Besucher:innen, Kund:innen und Partner:innen und somit "Gesicht des Unternehmens"
• Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen.
• Bearbeitung von Post- und Paketen.
• Sicherstellung eines gut organisierten und geordneten Office-Betriebs und Betreuung der Office-Infrastruktur (Internet, Zugangssysteme)
• Verwaltung von Büromaterialien, Geräten und laufende Abstimmung mit externen Dienstleister:innen (z. B. Reinigung, Lieferant:innen).
• Organisation kleinerer Facility-Themen und Kommunikation mit der Gebäudeverwaltung.
• Aufbau einer freundlichen, inklusiven Atmosphäre für Gäste und Mitgestaltung der internen AI Factory Austria Community.

Administrative Unterstützung

• Korrespondenz und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und Teams.
• Unterstützung bei internen Schulungen, Workshops und In-house Trainings.
• Koordination von Meetings- und Trainingsräumen.
• Datenerfassung, Dokumentenmanagement, Scannen, Ablage.
• Mithilfe bei der Organisation und Koordination von Events und Community-Aktivitäten, inkl. Catering-Organisation.

Ihre Qualifikationen:

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Administrative Support oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.
• Routinierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie erste Erfahrung mit Projektmanagement-Tools, CRM-Systeme.
• Exzellente Organisationsfähigkeit und Multitasking-Kompetenz.
• Eigeninitiative, Teamfähigkeit und eine positive, serviceorientierte Einstellung.
• Starke soziale Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich).
• Eine Berechtigung zur Arbeitsaufnahme in Österreich sollte vorliegen.

Details:

• Die Position ist eine Onsite-Rolle, da der persönliche Austausch mit Gästen und Kolleg:innen zentral ist.
• Die Koordination der Arbeitszeiten erfolgt in Abstimmung mit dem Team.

Was Sie erwarten können:

• Die Möglichkeit, aktiv zur Arbeit der AI Factory Austria und zur Entwicklung der KI-Community in Österreich beizutragen.
• Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit beginnt bei EUR 45.528,-- als Minimum gemäß Kollektivvertrag der außeruniversitären Forschung. Das tatsächliche Gehaltsgesamtpaket wird entsprechend Ihrer Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben zahlreichen Benefits individuelle Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.
• Die Stelle ist von der AI-Factory Austria bis Juni 2028 finanziert. Eine Weiterbeschäftigung über den genannten Zeitraum hinaus ist bei entsprechender Projektentwicklung möglich.

Am AIT schaffen wir ein inklusives und familienfreundliches Arbeitsumfeld, das Chancengleichheit fördert und Vielfalt in der Belegschaft sowie in Führungspositionen gezielt ausbaut. Unter anderem setzen wir uns für eine Erhöhung unseres Frauenanteils im Unternehmen ein und freuen uns daher besonders über Bewerbungen von Frauen.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Anschreiben, relevante Zeugnisse) online. #LI-DNI (do not ingest)