Your mission

Als Office Manager & Team Assistant (m/w/d ) bist du die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Office und sorgst dafür, dass unser Büro reibungslos funktioniert. Du koordinierst den Büroalltag, übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben und unterstützt unsere Teams bei ihren täglichen Abläufen.
Du sorgst dafür, dass unsere Büroräumlichkeiten einladend ausgestattet sind und schaffst eine Büroumgebung, in der man gerne arbeitet. Durch dein Organisationstalent, deine Serviceorientierung und dein Gespür für ein positives Arbeitsumfeld trägst du maßgeblich dazu bei, dass sich alle Kolleg:innen und Gäste rundum gut betreut fühlen.

• Als erste Anlaufstelle am Front Desk nimmst du Anrufe entgegen, empfängst und betreust unsere Gäste und unterstützt deine Kolleg:innen bei administrativen und organisatorischen Fragen.
• Du verantwortest das Facility Management (Kommunikation mit der Hausverwaltung, Koordination von Reinigung und Reparaturen, Arbeitsplatzorganisation) und sorgst dafür, dass unsere Büroräumlichkeiten einladend ausgestattet und dekoriert sind.
• Du bist für die allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Rechnungskontrolle, Dokumentenablage) zuständig und kümmerst dich um das Bestellwesen (Büromaterial, Kaffee und Getränke, Obst, Reinigungsmaterial).
• Als zentrale Anlaufstelle für das Travel Management sorgst du für eine reibungslose Dienstreiseplanung und erledigst sämtliche Hotel- und Flugbuchungen.
• Du entlastest unser Vertriebsteam, indem du Assistenzaufgaben wie Terminkoordination, Kundenkommunikation via Telefon und E-Mail, Datenpflege und die Erstellung von Unterlagen übernimmst.
• Zusätzlich planst und organisierst du interne Veranstaltungen (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teamevents), unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg:innen und trägst mit deinem freundlichen Wesen und stets offenen Ohr zu einer positiven Teamatmosphäre bei.

Your profile

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie 2+ Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management, Front Desk oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle.
• Du zeichnest dich durch deine proaktive und lösungsorientierte Einstellung, deine Hands-on Mentalität sowie dein Organisationstalent aus.
• Du bist ein Teamplayer und trägst mit deiner Kommunikationsstärke und Serviceorientierung zur Gestaltung eines positiven Arbeitsumfelds bei.
• Du bist versiert im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Office 365, SharePoint) und verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Why us?

• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Ein hochmotiviertes Arbeitsumfeld sowie Teamarbeit mit hohem Wissenstransfer
• Unterstützung bei der persönlichen Weiterentwicklung durch z.B. Schulungen und Mentoring
• Moderne, leistungsstarke Arbeitsumgebung und Arbeitsausstattung
• Bikeleasing-Möglichkeit sowie Zugang zur Corporate Benefits Plattform
• Gratis Getränke, Kaffee und frisches Obst

Your contact persons

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Deines frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Deiner Gehaltsvorstellung über unsere Homepage oder alternativ an iris.rauh@gbtec.com .
Für Fragen steht Dir Frau Iris Rauh unter +43 1 367 0876 -114 gerne zur Verfügung.

GBTEC steht für gelebte Vielfalt und schätzt daher alle Bewerbungen, unabhängig der Nationalität, der ethnischen und/oder sozialen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität.

Bitte beachten Sie, dass wir keine unaufgeforderten Bewerberprofile von Personaldienstleistern berücksichtigen. Sollten Sie Interesse an einer Zusammenarbeit mit uns haben, bitten wir um eine vorherige Kontaktaufnahme – ohne Übersendung von Profilen – an recruiting@gbtec.com .

Interested?
Then click on " Apply now ". Your application should include a CV in tabular form as well as your certificates (work and degree certificates, overview of grades if applicable) and optionally a cover letter.

Your contact
Iris Rauh
Human Resources
+43 1 3670876-114
iris.rauh@gbtec.com