PA-Admin Senior (w/m/x)

An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften - ÖAW, der größten außeruniversitären Einrichtung für Grundlagenforschung in Österreich, ist in der Personalabteilung die Position als

PA-Admin Senior (w/m/x)

(Full-time employee)

Ihr Aufgabenbereich

• First-Level-Beratungfür administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
• Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
• Arbeitsrechtliche Prüfungvon Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
• Beratung von Führungskräftenim Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
• ÖAW-interne Abstimmungzu allen Personalmaßnahmen
• Information und Beratung des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
• Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
• Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung

Ihr Profil

• Matura und idealerweise abgeschlossenes Studium (FH) mitHR-Schwerpunkt
• Prüfung zur Personalverrechnung von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in der HR-Administrationin einer vergleichbaren Position
• Fundiertes Verständnis für Prozesse und Digitalisierung
• Gute Kenntnisse im österreichischen Arbeitsrecht
• Hervorragender Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit HR-Systemen (z. B. SAP HCM, DPW, LGV+) von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamorientiertes Handeln mit Hands-On Mentalität
• Sorgfältige, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit gutem Zeitmanagement

Unser Angebot

• Abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einer der traditionsreichsten und zugleich dynamischsten wissenschaftlichen Einrichtungen Österreichs
• Arbeitsort in zentraler Innenstadtlage mit flexibler Gleitzeitregelung
• Home-Office-Möglichkeit

Für diese Position ist laut ÖAW-Kollektivvertrag ein monatliches Mindestgehalt in Höhe € 3770,55 (Vollzeitbasis) gemäß dem Kollektivvertrag der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW). Bei Teilzeitbeschäftigung erfolgt eine aliquote Anpassung entsprechend dem vereinbarten Stundenausmaß.

Darüber hinaus bieten wir eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

Es ist für Sie selbstverständlich, sorgfältig und termingerecht zu arbeiten, dabei die nötige Eigenständigkeit bei Ihren Aufgaben einzubringen und mit Ihrer positiven Art die Abteilung professionell nach allen Seiten zu vertreten? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung inkl. CV, Motivationsschreiben und Dienstzeugnissen bis zum 20.08.2026.

The Austrian Academy of Sciences (OeAW) pursues a non-discriminatory employment policy and values equal opportunities, as well as diversity. Individuals from underrepresented groups are particularly encouraged to apply.