Das Haus der Philanthropie ist ein inspirierender Ort für Organisationen, die sich für das Gemeinwohl einsetzen. Zur Verstärkung unseres engagierten Teams suchen wir eine verlässliche Unterstützung im Büromanagement – auf geringfügiger Basis (ca. 10 Stunden pro Woche).

Wir würden für diese Position eine Person suchen, die mit Tatkraft und Freude am Organisieren den Überblick behält und Spaß an regelmäßigem Austausch mit Menschen hat.

Gerne auch ältere Personen, die ihre Berufs- bzw. Lebenserfahrung einbringen möchten, aber auch Student*innen, die schon Erfahrungen im Büromanagement sammeln konnten.

Deine Aufgaben:

• Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung
• Korrespondenz mit der Hausverwaltung und externen Dienstleistern (Reinigung, Technik etc.)
• Schnittstelle zwischen Mieter*innen, Vermietern und externen Dienstleister*innen Empfang und Betreuung von Besucher*innen und Gästen
• Unterstützung, bei Terminabstimmungen und internen Veranstaltungen
• Telefon- und E-Mail-Kommunikation mit Partner*innen, externen und internen Stellen
• Materialverwaltung und -bestellung, Ablage und einfache Datenpflege
• Überblick über kleinere Hausangelegenheiten (z. B. Instandhaltung, Zutrittssysteme)
• Einkauf von und Überblick über alltägliche Gebrauchsmaterialien im Büro (Milch, Papier, Kaffee, Druckpatronen etc.)
• Gute Seele des Gemeinschaftsbüros
• Rufbereitschaft für Notfälle

Das bringst du idealerweise mit:

• Freude an Organisation, Kommunikation und einem freundlichen Miteinander
• Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Offenheit für eine sinnstiftende Aufgabe im gemeinwohlorientierten Umfeld
• Flexiblität und Offenheit sowie Freude an der Schnittstelle zwischen Mieter*innen, Vermietern und externen Dienstleister*innen zu stehen.

Wir bieten dir:

• Eine sinnvolle Tätigkeit mit gesellschaftlichem Mehrwert
• Ein angenehmes, wertschätzendes Arbeitsklima
• Einen Arbeitsplatz im stilvollen Gebäude der Wiener Börse (1010 Wien)
• Flexible Arbeitszeiten (nach Absprache)
• Geringfügige Anstellung (ca. 10 Stunden/Woche)