Verantwortliche:r Koordination Finanz- & HR-Support 60 %

Departement: Angewandte Psychologie
Arbeitsbeginn: Per 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung. Das 60% Pensum wäre auf 4 Tage verteilt zu leisten.

Keyuser:in Interne Leistungsverrechnung (ILV) / Hauptverantwortliche:r ILV
Sie koordinieren und verarbeiten die Planung und den Jahresabschluss der ILV. Auch kontrollieren und bearbeiten Sie die Daten in den Systemen ILV-Sammler und ProTime (monatliche Arbeitszeitmeldungen, Korrekturbuchungen, Zeitgutschriften und Mutationen). Sie betreuen und unterstützen die Mitarbeitenden und Vorgesetzten bei ILV-Themen (Lehr- und Forschungspersonal/Professuren) und bei der Zeit-/Spesenerfassung in ProTime (übrige Mitarbeitende).

Kreditorenrechnungen der Abteilung und Allgemeinkosten-Rechnungen für das Departement
Auch das Bearbeiten und Kontieren von Rechnungen im internen Kreditorenfreigabe-Tool ePosting gehört zu Ihrem Aufgabengebiet. Desweitern sind Abklärungen und Recherchen bei Zahlungserinnerungen und Mahnungen Teil dieser Arbeit.

Abrechnung der Departements-Kreditkarte (Corporate Credit Card)
Sie verantworten das Handling und die Buchführung der Kreditkartenausgabe an departementsinterne Stellen. Zudem bearbeiten Sie die monatlichen Kreditkarten-Abrechnungen. Hierzu gehört auch die Bearbeitung/Kontierung der Kreditkarten-Verbuchungen im internen Kreditkartenmanagement-Tool Yokoy.

Spezialfakturierungen im SAP-Debitoren-Tool
Gelegentlich erstellen Sie Debitoren-Rechnungen im Auftrag von departementsinternen Organisationseinheiten.

Stellvertretung im Bereich «R&S Service-Support»
Nach entsprechender Einarbeitungszeit stellen Sie mit Ihren Kolleg:innen über eine Stellvertretungsregelung den reibungslosen Service des Teams «Administration R&S» sicher.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und ausgewiesene Erfahrung in Administration und Organisation
• Ausgeprägte organisatorische und koordinatorische Fähigkeiten
• Selbstständiges, zuverlässiges und exaktes Arbeiten
• Analytisches und ganzheitliches Denken sowie eine rasche Auffassungsgabe
• Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen
• Sehr gute Deutsch- und MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel) sowie hohe Affinität zu IT-/Softwareprodukten
• Initiative Persönlichkeit, die sich einen flexiblen Umgang mit verschiedenen Anspruchs- und Auftragspersonen gewohnt ist
• Sehr gutes Dienstleistungsverständnis
• Humorvolle:r Teamplayer:in

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.

Das Departement Angewandte Psychologie besteht aus dem Psychologischen Institut und dem IAP Institut für Angewandte Psychologie und verpflichtet sich, wissenschaftlich fundiertes Wissen der verschiedenen psychologischen Schulen und Denktraditionen für die Praxis, d.h. für Unternehmen sowie Organisationen und für Menschen in ihrem Lebens- und Arbeitsumfeld, nutzbar zu machen.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern.