Du suchst eine spannende Assistenzfunktion, bei der du nicht nur administrierst, sondern mitdenken und mitgestalten darfst? Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine visionäre, integre Persönlichkeit!

Aufgaben

• Du sorgst für reibungslose Abläufe im direkten Umfeld der Institutsleitung, indem du administrative Aufgaben eigenverantwortlich übernimmst – von der professionellen Korrespondenz bis hin zur Planung von Reisen, Konferenzen und Weiterbildungen.
• Du managst Termine, Workshops und Veranstaltungen vorausschauend und strukturiert, inklusive Organisation, Protokollierung und Nachverfolgung.
• Du agierst als zentrale Schnittstelle für das gesamte Institut und stellst sicher, dass die unterschiedlichen Anliegen schnell, verbindlich und lösungsorientiert bearbeitet werden.
• Du behältst den Überblick über E-Mails, Dokumente und digitale Tools und stellst sicher, dass Informationen gut strukturiert, jederzeit zugänglich und aktuell sind.
• Du übernimmst definierte HR-Aufgaben, unterstützt im Recruiting und Onboarding und sorgst so dafür, dass neue Mitarbeitende sich von Anfang an wohlfühlen.
• Du arbeitest eigeninitiativ, reflektiert und mit klarem Verantwortungsbewusstsein, erkennst Optimierungspotenziale, bringst dich aktiv in Projekten ein und gestaltest die Weiterentwicklung des Instituts mit.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Assistenzbereich (z. B. Direktionsassistent*in, Chefarztsekretär*in) sowie Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, von Vorteil im Gesundheitswesen
• Starke organisatorische Fähigkeiten, sehr hohe Dienstleistungsorientierung, verlässliche Arbeitsweise und zielgruppengerechte Kommunikation
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (z. B. Outlook, Word, Excel, OneNote, SharePoint) sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit einem professionellen Schreibstil
• Hohe Zuverlässigkeit und Integrität im Umgang mit vertraulichen und anspruchsvollen Themen sowie hohe Loyalität
• Eigeninitiative, Engagement und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
• Freude an Teamarbeit in einem vielseitigen und lebhaften Arbeitsumfeld
• Sehr hohe Flexibilität im Umgang mit wechselnden Prioritäten und der Vielschichtigkeit der Aufgaben

Wir bieten

Wir bieten dir mehr als nur einen Job! Wir leben eine offene Du-Kultur, die von einem unkomplizierten und persönlichen Miteinander auf Augenhöhe, Respekt und Wertschätzung geprägt ist. Als Teil unseres vielfältigen Teams aus über 120 Berufsgruppen gestaltest du aktiv ein sinnstiftendes Umfeld mit. Darüber hinaus profitierst du von attraktiven Anstellungsbedingungen, flexiblen Arbeitszeitmodellen einschliesslich Homeoffice sowie ausgezeichneten Sozialleistungen der Stadt Zürich.

Über uns

Das Stadtspital Zürich zählt mit über 36'000 stationären und rund 455'000 ambulanten Patient*innen pro Jahr zu den Top 10 der Schweizer Spitäler. Als modernes Zentrumsspital an mehreren Standorten in der Stadt Zürich bieten wir die gesamte Bandbreite der medizinischen Grundversorgung, inklusive 24-Stunden-Notfall und Intensivmedizin an. Unsere 4'500 Mitarbeitenden setzen sich täglich mit viel Engagement und Herzblut für eine exzellente Patientenversorgung ein.

Interessiert?

Für weitere Informationen steht dir das HR Recruiting Center, Telefon +41 44 416 01 10, gerne zur Verfügung.