Wir sind ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, organisierte und selbstständig arbeitende Persönlichkeit, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut.

Unsere Vision ist eine schlanke, weitgehend automatisierte und mit KI unterstützte Organisation für die Administration unserer Firma zu schaffen.

Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

• Erfassen, Prüfen und Verbuchen von Kreditoren (inkl. Zahlungsverkehr)
• Debitorenmanagement inkl. Fakturierung und Mahnwesen
• Vorbereitung von Unterlagen für Treuhand für Quartals-/Jahresabschluss
• Lohnbuchhaltung inkl. AHV, BVG, UVG, KTG, FAK, etc.
• Bearbeitung und Verbuchung von Spesenabrechnungen
• Unterstützung bei Budgetierung, Reporting und KPIs

Administration & Office Management

• HR‑Administration (Mutationen, Absenzen, Stammdaten)
• Sicherstellen und Überprüfen der monatlichen Projekt-Zeitrapportierung
• Administratives Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden
• Pflege und Weiterentwicklung von internen Systemen für Administration und Backoffice, Verwendung von Automatiserungswerkzeugen sowie KI-Tooling
• Organisation und Verwaltung des Zürcher & Basler Büros
• Bestellwesen (Büromaterial, IT‑Equipment, Infrastruktur)
• Post- und Paketmanagement
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags

Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Erfahrung in Backoffice, Administration oder Buchhaltung
• Erfahrung in Automatisierung und Nutzung von KI für Administrationsprozesse von Vorteil
• Hohe Zuverlässigkeit, genaue und strukturierte Arbeitsweise
• Kenntnisse von Bexio für Lohn, Abschlüsse, etc. von Vorteil
• Kommunikationsstark und teamorientiert
• Sicheres Deutsch (Muttersprache) und Englisch; Französisch von Vorteil

Benefits

Wir bieten dir

• Ein modernes Büro im Herzen von Zürich
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (40–50%), teilweise remote oder vom Büro Basel aus möglich
• Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Aufgaben
• Ein unterstützendes und wertschätzendes Team
• Kostenlose Getränke
• Mitarbeiterrabatte

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!