Bianca Martins Jacinto

Rechnungsprüfung und Sachbearbeitung von Gestattungsverträgen zwischen BürgerInnen und dem Betrieb.

Eigenverantwortliche Krankensachbearbeitung und Urlaubssachbearbeitung im Personaldezernat. Überwachung, Erfassung und Digitalisierung von Krankheitszeiträumen auf Basis von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und offiziellen Meldungen. Sachbearbeitung, administrative Überwachung und digitale Dokumentation von Wiedereingliederungsmaßnahmen nach vordefinierten Plänen. Digitale Erfassung und Überwachung von Urlaubsansprüchen und-Zeiträumen anhand eingehender Urlaubsanträge.

Professionelle Aktenverwaltung (Anlage, laufende Bearbeitung und Abschluss von Bauakten) unter intensiver Nutzung der spezialisierten Bauverwaltungssoftware des Landes. Überwachung, Prüfung und administrative Kontrolle von Zahlungseingängen. Eigenständige Bearbeitung und Vergabe von Hausnummern. Systematische Ablage und Verwaltung von „Wiederkehrenden Prüfungen“ abgeschlossener Bauverfahren. Tägliche Abwicklung, Verteilung und Steuerung der hausinternen Eingangs- und Ausgangspost.

Operative Sachbearbeitung aller administrativen Prozesse rund um den Fahrzeugpool. Vorkontierung, Rechnungsprüfung und Bearbeitung von Rechnungseingängen in SAP. Erfassung und digitale Archivierung von Rechnungen im internen Fuhrparkprogramm sowie Pflege einer Excel-Tabelle.

Kaufmännische Immobilienverwaltung mit Fokus auf Großprojekte des Bundes und der Länder. Zielgerichtete Datenrecherche zu diversen Immobilien und Objekten über interne Systeme sowie externe Geodatenbanken. Grundsteuererklärung: Datenaufbereitung, Validierung und Vorbereitung von Objektunterlagen zur rechtskonformen Abgabe der Grundsteuererklärung. Schnittstellen-Arbeit: Digitale Dateneingabe über ein Online-Tool mit direkter ELSTER-Schnittstelle.

Formalprüfung und Systemerfassung von Bachelor- und Masterarbeiten sowie amtliche Notenverbuchung. Koordination von Modulprüfungen und Ausstellung von Verlängerungsmitteilungen bei Krankheitsfällen. Rechtssichere Ausfertigung von offiziellen Leistungs- und Abschlussbescheinigungen, Urkunden und Zeugnissen nach Prüfungsordnungen. Täglicher Einsatz der internen Prüfungsamtssoftware. Management des E-Mail-Verkehrs mit Studierenden und Dozenten sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben der Fachbereichsverwaltung.

Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft des Studierendensekretariats. Finanzadministration: Prüfung und operative Sachbearbeitung der Rückerstattungen von Semesterbeiträgen. Campus-Management: Sicherer Umgang mit der internen Studierendenverwaltungssoftware. Assistenz: Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Organisationsaufgaben

Erste Anlaufstelle für Besucher, Dienstleister und KollegInnenschaft. Strukturierte digitale Rechnungsarchivierung im internen Dokumentenmanagementsystem. Front Office: Professioneller Besucherempfang, Telefonzentrale und gezielte Weiterleitung von Anrufern. Logistik & Verteilung: Organisation des Posteingangs, Paketannahme sowie Ausgabe von Dienstfahrkarten, Parkkarten und Dienstfahrrädern. Büroorganisation: Ausgabe von Arbeitsmaterialien, Bearbeitung von Einschreiben und Verwaltung von Fundsachen.

Vertriebsunterstützung: Durchführung von Marktanalysen und systematische Kaltakquise im Geschäftskundenbereich. Kundenkontakt: Kompetente Betreuung der Telefonanlage (Inbound- und Outbound-Telefonie). Teamorganisation: Strukturierte Terminorganisation für das gesamte Vertriebsteam sowie kontinuierliche Pflege und Aktualisierung der Kundendatenbank.

Kanzleimanagement: Ganzheitliche Organisation der Kanzleiverwaltung und Fristenerfassung von Steuerbescheiden des Finanzamtes. Dokumentenmanagement: Erfassung von Postein- und -Ausgängen, Vorbereitung der „roten Akte“ sowie Einscannen, Binden und digitales Zuordnen von Jahresabschlüssen und Einnahme-Überschussrechnungen (EÜR). Mandantenbetreuung: Telefonzentrale, professioneller Empfang und Bewirtung von Mandanten.

Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs im Jobcenter. Steuerung des Postein- und -Ausgangs, Versand der Botenpostkisten sowie Koordination der Kisten für den externen Scandienstleister. Beschaffungswesen: Bearbeitung, Ausgabe und Durchführung von Materialbestellungen direkt bei den Vertragsfirmen. Infrastruktur & Ausgabe: Ausgabe von Dienstfahrkarten und Schlüsseln an das Kollegium, digitale Weiterleitung von Faxeingängen per E-Mail sowie operative Wartung der Kopiersysteme.

Kassentechnische und finanzielle Abwicklung im kommunalen Sozialwesen. Erstattungsverfahren: Rechtssichere Sachbearbeitung und Erstellung von Bescheiden über die Rückerstattung von Elternbeiträgen (für Eltern-Kind-Gruppen sowie die Kindertagespflege). Finanzwesen: Abschließende, kassentechnische Abwicklung der Einzelfälle über die Fachprogramme SAP und interner Datensoftware. Controlling: Erstellung präziser Spitzabrechnungen und erfolgreiche Bereinigung von Verwahrdebitoren in SAP.