Fenja Julius

Ich bin Team Assistentin im Bereich Real Estate Operations Berlin

Unterstützung der Geschäftsleitung sowie des Teams im operativem Tagesgeschäft einschließlich der gesamten Korrespondenz (auch nach Diktat) und Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost. Planung, Koordination und Kontrolle von Terminen, Betreuung der Telefonzentrale und Betreuung von Mandanten auch vor Ort. Erledigung allgemeiner Bürotätigkeiten, Organisation der Büroabläufe und Pflege von Stammdaten. Erstellung von einfachen Buchhaltungen.

Erledigung umfangreicher Korrespondenz nach Diktat bzw. eigenständige Erstellung von E-Mails, Erstellung umfangreicher Vertragssätze und Schriftsätze. Terminplanung, -vergabe und -überwachung einschließlich umfangreicher Wiedervorlagen. Bearbeitung der Post. Telefonate mit Mandanten sowie die Betreuung und Bewirtung vor Ort. Organisation von Geschäftsreisen inklusiver der Reisekostenabrechnung. Vorbereitung der Abrechnungen gegenüber Mandanten einschließlich der vorbereitenden Zeiterfassung.

Erste Ansprechpartnerin am Empfang sowie die Vermittlung von ein- und ausgehenden Gesprächen. Betreuung und Bewirtung von nationalen und internationalen Gästen. Führen von Besucher- und Abwesenheitslisten sowie die Pflege und Aktualisierung von Telefonlisten. Abwicklung der internen Hauspost. Erstellung von Pressespiegeln für die Geschäftsleitung. Verwaltung von Material und Konferenzräumen, Planung und Koordination der Konferenzräume. Verwaltung und Koordination der vorhandenen Tiefgaragenstellplätze.

Bearbeitung der Eingangspost, Anlage und Verwaltung von Aktenbeständen, Bearbeitung und Überwachung von Wiedervorlagen, Verwaltung der zentralen Mailstelle und der Büromaterialbestände sowie das selbstständige Anleiten von Auszubildenden.

Bürowirtschaft, Betriebslehre, Wirtschafts- und Sozialkunde, Informationsverarbeitung, Sekretariats- und Fachaufgaben