Julia Tauchmann

Coordinating Board meetings including preparation of meeting agendas and relevant documentation for all Board members. Deliver firsthand support to the Executive Director of the Foundation. Assisting the Executive Director and their team in organizing external events including catering and all aspects of administrative details to ensure the smooth running of events. Updating and maintaining all of Coast Mental Health Foundation’s policies and manuals.

Supporting the Manager of Application Services by providing support functions related to Information and Technology Services systems including administering the organization’s project portfolio system, performing the Scheduler role for the department; updating, maintaining and running reports, processing of purchase orders and supporting the team by producing documents, spreadsheets and completing timesheets.

Travelling Germany, Czech Republic, France, Canada and the USA

Extensive diary management and administrative support for 2 managers, 2 directors and 2 teams; Handling of confidential documentation such as Briefings and Aide Memoires for ministers; Assisting management in prioritising key tasks; Document and meeting preparation; supporting mgt and teams in utilising self-serve approaches; Extensive domestic and intern. travel mgt for team members and managers; Assistance event management&catering for business units, managers and teams; Liaising with managers and staff

Brisbane, Australia: Administrative Unterstützung des Civil Train Departments bei: Kontrolle eingehender Bewerbungen für Traineeprogramme und die Erstellung von Traineeprofilen via VetTrak Zusammentragen und Verschicken von Trainings- und Assessmentunterlagen in Absprache mit Trainern und Vorgesetzten Wartung und elektronische Ablage sämtlicher Traineeunterlagen und derer Test-/Trainingsergebnisse via VetTrak und HAL Generelles Officemanagment und Empfangsaufgaben (Rezeption)

Alice Springs, Australia: Bearbeitung von Kundenaufträgen- und anfragen per Telefon/Email sowie vor Ort Überprüfung der Ware via SAP im Warenlager sowie Unterstützung des Lagerbeauftragtens Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung der gesamten Einrichtung in Alice Springs

Sydney, Australia: Assistenz für Projekt: Vorbereitung und Erfassung von Daten für Mobile Apps, die für Firmenevents genutzt werden Absprache von Daten und Informationen mit dem Kunden Umsetzung des Projekts in eine Mobile App mit der Hilfe von Online Tools Augenblickliche Problembehebung und Kundenbetreuung Qualitätssicherung des Produktes

Sydney, Australia: Assistenz für Projekt: Unterstützung der Marketingabteilung in der Nachbereitung eines Events (ausgerichtet in Tamworth, NSW, Australien) Assessment der gesammelten Daten für marketingrelevante Zwecke

Sydney, Australia: Assistenz für Projekt: Unterstützung der HR Abteilung bei der Pflege von Stammdaten hinsichtlich bestehender Mitarbeiter Überprüfung und Aktualisierung von Arbeitsverträgen innerhalb des Unternehmens Aktualisierung und Aufrechterhaltung interner Datenbanken Umgang mit vertraulichen Daten auf täglicher Ebene

Sydney, Australia: Assistenz für Projekt: Unterstützung des Vorgesetzten bei der Überprüfung und Organisation von verschiedenen Rechtsfällen Administrative Mitwirkung bei der Bearbeitung von Rechtsfällen

Sydney, Australia: Assistenz für Projekt: Unterstützung des gesamten Teams während des Australian Youth Olympic Festivals Zusammentragen und Bearbeitung von Daten hinsichtlich des Events Formattierung in ein AAP Format für die Presse und Media

Sydney, Australia: Assistenz für Projekt: Verwaltung und Organisation von vertraulichen Unterlagen Erstellung von Übersichten als Vorbereitung zur Rechnungsstellung

Sydney, Australia: Unterstützung des gesamten Teams hinsichtlich administrativer Aufgaben Umgang mit vertraulichen Unterlagen von internationalen sowie nationalen Studenten Korrespondenz mit Studenten, Professoren und Fakultäten allgemeine Bürotätigkeiten

Berlin, Germany: Angebotssteuerung/-controlling; Verwaltung&Fakturierung von Projekt,-Service-& Wartungsaufträgen; Steuerung der Wartungsplanung; Überwachung der Planzahlen inkl. Mitwirkung und Zuarbeit bei der Erstellung von monatlichen Repotings für die Geschäftsleitung; vorbereitende Buchhaltung; Mitwirkung im Bereich Bewerbermanagement, Personalverwaltung und -administration; Planung&Realisierung von nationalen&internationalen Messen; Planung&Durchf. von firmeninternen Veranstaltungen; Reisekostenabr.

Marketing, Betriebswirtschaftslehre, Entwicklungsdynamik im Tourismus

Englisch, Spanisch, Französisch, Rechnungswesen, Recht, Marketing