Rawan Syam

1. Administrative, organisatorische und inhaltliche Unterstützung des Bezirksbürgermeisters - *Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben - Koordinierung und Terminmanagement für Parlamentarische Anfragen aus BVV und Abgeordnetenhaus mit eigenständiger Fertigung unterschriftsreifer Stellungnahmen - Betreuung und Verwaltung der Neuköllner Ehrennadelträger 2. Geschäftsstelle des Bezirksamtes - Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung von themenspezifischen Sondersitzungen des Bezirksamtes

* Organisatorische Unterstützung der Leitung und stellvertretenden Leitung der Koordinierungsstelle *Betreuung des Gruppen-Postfachs und des Gruppen-Kalenders sowie Entgegennahme und Beantwortung von Anfragen an die Zentrale BeKo BSO durch die Bezirke, Senatsverwaltungen und weitere Akteure der Schulbauoffensive * Operative Tätigkeiten im Bereich Haushalt und Kosten und Leistungsrechnung: *Zuordnung von Kostenstellen und/oder –trägern *Mittelbewirtschaftung und Unterstützung bei der KLR (mittels Profiskal)

* Mitarbeit bei der Durchführung von Ortsverglichen zur Abstimmung und Festlegung von Sammelstellen, sowie bei den Korntrollen von Flucht- und Rettungswagen. * Betreuung der Neuköllner Daten in der Online-Plattform des Katastrophenschutzes (DiDaKat) incl. Nutzerverwaltung, Erfassen und Pflege von Notfallplänen, Alarmierungslisten für Polizei und Feuerwehr, Bezirkliche Einsatzpläne und Einrichtungen.

• Proaktive Identifikation und Ansprache geeigneter Kandidaten • Erstellung von detaillierten Stellen- und Kandidatenprofilen • Planung und Koordination von Telefoninterviews sowie Vorstellungsgesprächen • Betreuung von Bewerbern und Kunden als zentrale Ansprechpartnerin für alle Fragen im Zusammenhang mit dem Bewerbungsprozess • Verwaltung und Pflege relevanter Daten • Unterstützung der allgemeinen Büroorganisation

* Übernahme sämtlicher administrativer Aufgaben zur Unterstützung des Personalleiters, einschließlich der Korrespondenz, der Überwachung von Listen und der Pflege von Datenbanken. * Organisation und Beschaffung von Arbeitsmaterialien. * Erfassung und Dokumentation von Prozessen, Projekten sowie vertraglichen Unterlagen.

* Bearbeitung und zeitnahe Lösung von Kundenbeschwerden und Anfragen per E-Mail oder Telefon mit hoher Genauigkeit. * Entgegennahme eingehender Telefonanrufe zu Themen wie Produktmustern, Auftragsweiterleitungen und Verkaufsaktionen. * Kontaktaufnahme mit Kunden bezüglich Vertragskündigungen, um die Ursachen zu ermitteln und mögliche Korrekturmaßnahmen zu besprechen. * Sicherstellung eines kompetenten Verständnisses der Produkte des Unternehmens, deren Funktionen und Alternativen.

* Effiziente und effektive Verwaltung von Telefonanrufen, E-Mails und anderer Korrespondenz im Auftrag den Projektteammitgliedern, einschließlich der Weiterleitung von Anfragen an andere Mitarbeiter, wenn dies erforderlich ist. * Organisation und Koordination von Besprechungen, einschließlich der Buchung von Räumen, der Bereitstellung von Catering, der Logistik sowie der Vorbereitung von Präsentationen und Präsentationsmaterialien. * Organisation von Reisevorbereitungen und Erstellung von Reiseplänen.

* Pflege der Agenda des Exekutives und Unterstützung bei der Planung von Terminen, Vorstandssitzungen, Konferenzen usw. * Bearbeitung und Priorisierung aller eingehenden und ausgehenden Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Pakete usw.). * Organisation von Reisevorbereitungen für Führungskräfte. * Sicherer Umgang mit vertraulichen Dokumenten, um deren Vertraulichkeit zu gewährleisten. * Erstellung von Rechnungen oder Finanzberichten sowie Unterstützung bei der Buchhaltung.

Personalmanagement, Rechnungswesen, Marketing und Vertrieb, Assistenz und Sekretariat, Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement, kaufmännische Steuerung und Kontrolle sowie Auftragssteuerung und -koordination.

Literaturwissenschaft, Linguistik (Sprachwissenschaft), Moderne Sprachwissenschaft, Historische Sprachwissenschaft, Übersetzung von Arabisch auf Englisch und vesa versa und Kulturwissenschaft und Sprachpraxis