Rawan Syam

• Optimierung der Büro- und Terminorganisation im Büro des Bezirksbürgermeisters. • Eigenständige Koordinierung von Kleinen Anfragen, Schriftverkehr und Beschwerdemanagement (persönlich, telefonisch, schriftlich) sowie Mittelbewirtschaftung (Kapitel 3300) • Vorbereitung, Protokollierung (Ergebnisprotokoll) und Nachbereitung der Bezirksamtsitzungen inkl. Themenspezifischer Sondersitzungen sowie enge Abstimmung mit Dezernenten,-Innen und BVV-Büro.

• Organisatorische Unterstützung der Leitung und stellvertretenden Leitung der Koordinierungsstelle • Betreuung des Gruppen-Postfachs und des Team-Kalenders sowie Entgegennahme und Beantwortung von Anfragen an die Zentrale BeKo BSO durch die Bezirke, Senatsverwaltungen und weitere Akteure der Schulbauoffensive • Materialbestellung, Mittelbewirtschaftung und Unterstützung bei der KLR (mittels Profiskal) • Pflege des Onlineauftritts der Zentralen BeKo BSO (Imperia)

• Unterstützung des Katastrophenschutz- und des Brandschutzbeauftragten bei der Planung, Organisation, Umsetzung Dokumentation sowie Auswertung von Katastrophenschutzübungen, Feueralarm- und Evakuierungsübungen sowie Brandsicherheitsbegehungen. • Mitarbeit bei der Durchführung von Ortsvergleichen zur Abstimmung und Festlegung von Sammelstellen, sowie bei den Kontrollen von Flucht- und Rettungswagen. • Organisation von Schulungen des Katastrophen- und Brandschutzes • Mitarbeit im Katastrophenstab

• Identifizieren und Ansprechen geeigneter Kandidaten durch proaktive Recherche. • Erstellen detaillierter Stellen- und Kandidatenprofile zur optimalen Ausschreibung. • Planen und Koordinieren von Telefoninterviews sowie Vorstellungsgesprächen. • Durchführung von Verhandlungen mit externen Beratern und Projektentwicklern.

• Unterstützung des Personalleiters durch Übernahme administrativer Aufgaben und Pflege der Datenbanken. • Organisation und Beschaffung von Arbeitsmaterialien für den täglichen Betrieb. • Erfassung und Dokumentation von Prozessen sowie vertragsrelevanten Unterlagen. • Entgegennahme von Telefonaten und Bearbeitung von Emails.

• Verantworten der Bearbeitung von Kundenanfragen und -beschwerden via E-Mail und Telefon mit einem hohen Maß an Präzision. • Professionelles Entgegennehmen von Anrufen zu Themen wie Produktmustern und Verkaufsaktionen. • Eigenverantwortliches Kontaktieren von Kunden hinsichtlich Vertragskündigungen zur Ermittlung von Ursachen und möglichen Lösungen. • Überwachung und Koordination von Terminen. • Organisation der betrieblichen Abläufe.

• Eigenverantwortliches Verwalten von Telefonanrufen, E-Mails und Korrespondenz zur Unterstützung des Projektteams, mit gezielter Weiterleitung von Anfragen. • Koordination des Terminmanagements unter Berücksichtigung von Prioritäten. • Strukturiertes Organisieren und Koordinieren von Besprechungen, inklusive Raumreservierungen, Catering und logistischen Abläufen. • Verantwortliches Planen und Organisieren von Reisen sowie die Erstellung umfassender Reisepläne.

• Pflegen der Agenda des Exekutiven und Unterstützen bei der Planung von Vorstandssitzungen und Konferenzen. • Korrespondieren mit der Geschäftsleitung zur Sicherstellung effizienter Kommunikation. • Verarbeiten und Organisieren von Finanzberichten sowie Dokumentenmanagement. • Vorbereitung von Konferenzen sowie Erstellung von Präsentationen.

Personalmanagement, Rechnungswesen, Marketing und Vertrieb, Assistenz und Sekretariat, Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement, kaufmännische Steuerung und Kontrolle sowie Auftragssteuerung und -koordination.

Literaturwissenschaft, Linguistik (Sprachwissenschaft), Moderne Sprachwissenschaft, Historische Sprachwissenschaft, Übersetzung von Arabisch auf Englisch und vesa versa und Kulturwissenschaft und Sprachpraxis