Sara Smulczynski

Termin- und Veranstaltungsmanagement | Provisions- und Vermittlermanagement

Auszug aus dem Aufgabenfeld: • Sicherung reibungsloser Ablaufe in allen Büro- und Unternehmensbereichen • Hauptverantwortlich für Rechnungswesen & Controlling • Nationale und internationale Kundenbetreuung • Auftrags- und Beschwerdemanagement • After Sales Management • Messeorganisation

- Eigenverantwortliche Ausführung aller Organisations-, Verwaltungs- & Koordinationsaufgaben - Back-Office: Entlastung des CEO i.a. administrativen Angelegenheiten (inkl. Reiseplanung, Terminplanung, -vor- & -nachbereitung, Protokollführung, Kontaktpflege) - int. & ext. Korrespondenz in D & ENG - Betreuung nat. & internat. Kunden/Gäste - Event-/Projektmanagement für nat./internat. Premieren & div. Veranstaltungen - Kontingentpflege bei Eventim In-house - Wettbewerbs- & Marktbeobachtung/Recherche

• Entlastung der GF bei allen organisatorischen Belangen, allgemeine Verwaltungsaufgaben / Assistenztätigkeiten • Planung, Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung Meetings/Events aller Art • Erstellung von Angeboten, Budgets, Aufwandsschätzungen & Projektplänen • Rechnungserstellung & Controlling • Zusammenstellung und sichere Führung des Projektteams • Durchführung von Marketingmaßnahmen aller Art • Erstellung diverser unterstützender Unterlagen • Bearbeitung von Neukundenanfragen

Wir suchen individuell für jeden Kunden durch Direktansprache, also nicht automatisiert über digitalisierte Profile in Datenbanken.

- Erstellen der Dienst- und Organisationspläne - Verwaltung der Kassen und Abrechnungen - Überprüfung von Lohn- und Gehaltsbuchhaltung - Bestellung, Warenannahme und -kontrolle - individuelle Gästebetreuung - Überwachung der Hygiene sowie der Reinigung - Anweisung des Reinigungspersonals - Annahme von Bestellungen und Wünschen - Einweisung neuer Mitarbeiter - diverse kaufmännische Aufgaben

Bearbeitung von Buchungsanfragen Angebotserstellung Kundenbetreuung Eventplanung, -budgetierung und -durchführung; Konzepterstellung Marketingkampagnen (online & offline) Bearbeitung von Eingangs-/Ausgangsrechnungen Führung, Einarbeitung und Verwaltung des Personals Personaleinsatzplanung Casting, Buchung und Vermittlung der Models und Hostessen Projektplanung und -leitung Vorbereitungsarbeiten für das Rechnungswesen und die Buchhaltung

• Abwicklung von kaufmännischen Prozessen • Überwachung und Koordinierung von Terminabläufen • Selbstständige Bearbeitung von Aufträgen • Angebotsvorbereitung für Folgeaufträge • Erstellung von Auswertungen und Dokumentationen • Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben • Durchführung von Assistenztätigkeiten und Zuarbeiten für die Abteilungsleitung • Erstellung und Bearbeitung der Korrespondenz • Vorbereitung von Sitzungen und Erstellung von Sitzungsprotokollen.