Tanja Hoffmann

Freiberufliche Tätigkeit im Bereich Songwriting, Ghostwriting und kreativer Textentwicklung. Eigenständige Konzeption, Erstellung und Bearbeitung individueller Texte und Inhalte. Parallel dazu berufliche Neuorientierung mit dem Ziel einer langfristigen Vollzeitposition im Operations Management, in der kaufmännischen Verwaltung oder im Standortmanagement.

Operative Verantwortung für zwei Büro- und Laborstandorte (4.000 m², ca. 200 Mitarbeitende). Koordination von Standorteröffnungen, Umbauten und Relocations. Optimierung betrieblicher Prozesse, Dienstleister- und Vertragsmanagement sowie technische Betriebsorganisation. Finance Operations (L1/L2) inklusive vorbereitender Buchhaltung. Mitwirkung bei Arbeitssicherheit und Compliance sowie im Event-Team und Unterstützung des Marketings. Beförderung zur Workplace Operations Managerin 2025.

Office & Finance Manager mit direkter Assistenz der Geschäftsführung. Eigenständige Organisation kaufmännischer und administrativer Abläufe, Rechnungsbearbeitung, Zahlungskoordination, Forderungsmanagement und vorbereitende Buchhaltung. Dienstleisterkoordination, Angebotseinholung und Reisemanagement. Vorbereitung und organisatorische Koordination des Eurobike Skyline Ride 2022, eines internationalen Mountainbike-Events, in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.

Eigenständige Organisation und Koordination des Standorts München sowie Unterstützung des Standorts Hamburg bei Personalengpässen. Zusammenarbeit mit HR, Controlling und Marketing. Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen, Recruiting, Onboarding und Offboarding. Koordination von Dienstleistern, Facility Management, Einkauf und Rechnungsprüfung. Reisemanagement, IT-Asset-Management sowie Optimierung administrativer und operativer Abläufe.

Direkte Unterstützung der Geschäftsleitung mit Prokura und disziplinarischer Personalverantwortung für rund 15 Mitarbeitende in München. Kaufmännische und organisatorische Aufgaben im Unternehmen mit 14 Standorten in Deutschland und Österreich. Lizenzabrechnung, vorbereitende Buchhaltung, Vertrags- und Dienstleistermanagement sowie Office-, Facility- und Fuhrparkmanagement. Organisation von Geschäftsreisen, Zusammenarbeit mit Marketing und Optimierung interner Abläufe.

Eigenständige Betreuung von Vertragshändlern und Geschäftskunden sowie kaufmännische Auftragsabwicklung. Koordination von Bestellungen, Lieferterminen, Logistik, Retouren und Reklamationen. Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Außendienst und internen Fachabteilungen. Unterstützung des Marketings bei der Vorbereitung von Fachmessen sowie persönliche Kundenbetreuung vor Ort. Sicherstellung reibungsloser Abläufe und eines professionellen Kundenservices.

Kaufmännische Betreuung von Geschäftskunden sowie eigenständige Bearbeitung und Koordination internationaler Kundenaufträge. Organisation von Luft- und Seefrachtsendungen, Überwachung von Lieferterminen und Abstimmung mit Speditionen und Logistikdienstleistern. Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Kundenservice und internen Fachabteilungen. Klärung auftrags- und transportbezogener Fragestellungen sowie Sicherstellung reibungsloser Abläufe.

Bearbeitung und Prüfung von Kreditkartenreklamationen, strittigen Zahlungsvorgängen (Chargebacks) und Betrugsverdachtsfällen. Anwendung der internationalen Regelwerke von Visa und Mastercard. Kaufmännische Sachbearbeitung, Prüfung von Leistungsansprüchen und Einhaltung vorgegebener Fristen. Dokumentation und Klärung komplexer Zahlungsvorgänge sowie Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern.

Telefonische Kundenbetreuung im Bereich Mobilitätsgarantie und Bearbeitung von Serviceanfragen. Prüfung von Leistungsansprüchen sowie Koordination und Abwicklung von Mobilitätsleistungen. Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern. Kaufmännische Sachbearbeitung, Dokumentation von Vorgängen und Sicherstellung einer zuverlässigen, kundenorientierten Fallbearbeitung.