Verena Hess

Bereichsübergreifende Koordination im Corporate/M&A-Umfeld. • Executive Assistance & Entscheidungsvorbereitung: Termine koordiniert, Entscheidungsunterlagen und Präsentationen erstellt. • Priorisierung & Umsetzung: Dringlichkeiten bewertet, Prioritäten gesetzt, zeitkritische Aufgaben eigenständig gesteuert. • Meeting- & Eventmanagement: Meetings und Mandantenveranstaltungen organisiert. • Internationale Koordination: Geschäftsreisen, standortübergreifende Abstimmung und deutsch-englische Korrespondenz.

Bereichsübergreifende Abläufe in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung koordiniert. • Operations & Onboarding: Administrative Abläufe eigenständig gesteuert; auch kurzfristige Eintritte zum Start arbeitsfähig gemacht. • Projekt- & Eventkoordination: Projekte, Meetings und Fachveranstaltungen geplant, Zuständigkeiten frühzeitig geklärt. • Stakeholdermanagement: Geschäftsführung, Team, Mandanten und externe Partner abgestimmt. • Präsentationen & Dokumentation: Unterlagen und Auswertungen erstellt.

Eigenständige Organisation und Schnittstellenkoordination im IT-Bereich. • Projekt- & Prozesskoordination: Rechnungsprozess eigenverantwortlich gesteuert, Fragen frühzeitig mit Mandanten geklärt und Korrekturschleifen reduziert. • Entscheidungsvorbereitung: Präsentationen und Entscheidungsunterlagen für Führungskräfte erstellt. • Meeting- & Terminmanagement: Virtuelle Meetings und Termine koordiniert. • Kommunikation & Schnittstellen: Eigenständige Korrespondenz und Abstimmung auf Deutsch und Englisch.

Eigenständige Koordination des Tagesgeschäfts in einer Arbeitsrechtskanzlei. • Organisation & Priorisierung: Aufgaben gesteuert, Prioritäten gesetzt und Abläufe koordiniert. • Termin- & Reisemanagement: Termine und Geschäftsreisen eigenständig geplant und koordiniert. • Kommunikation & Dokumentenmanagement: Interne und externe Abstimmung, Unterlagen erstellt und schriftliche Korrespondenz eigenständig geführt.

Steuerung organisatorischer Abläufe im Medizin- und Pharmarecht. • Fristen- & Ablaufmanagement: Fristenteam frühzeitig eingebunden, gerichtliche Fristen konsequent nachverfolgt und fristgerechte Einhaltung gesichert. • Reise- & Meetingmanagement: Nationale und internationale Geschäftsreisen sowie interne und externe Meetings koordiniert. • Schnittstellenkoordination & Kommunikation: Abstimmung mit Mandanten, Teams und externen Ansprechpartnern; eigenständige Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.

Veranstaltungsorganisation und Koordination betrieblicher Abläufe im internationalen Kanzleiumfeld. • Event- & Projektkoordination: Fachveranstaltungen mit bis zu 200 Teilnehmenden eigenverantwortlich geplant, vor Ort gesteuert und Entscheidungen selbst getroffen. • Internationales Reise- & Visamanagement: Geschäftsreisen, Visa und Einreiseformalitäten für Roadshows im Nahen Osten organisiert. • Schnittstellenkoordination: Abstimmung mit Partnern, Mandanten und Fachbereichen; Informationsfluss koordiniert.

Organisation der Abläufe auf Partnerebene in den Bereichen Commercial & IP, Öffentliches Recht, Vergabe- und Energierecht. • Organisation & Priorisierung: Tagesgeschäft eigenständig gesteuert, Anforderungen bewertet und Prioritäten gesetzt. • Termin- & Reisemanagement: Besprechungen sowie nationale und internationale Geschäftsreisen geplant und koordiniert. • Schnittstellen- & Dokumentenmanagement: Abstimmung mit Mandanten, Teams und externen Partnern; Unterlagen erstellt, Korrespondenz selbst geführt.

Organisation auf Partnerebene in einer internationalen Wirtschaftskanzlei. • Projekt- & Fristenkoordination: Dokumentations- und Abstimmungsprozesse im Planfeststellungsverfahren gesteuert; 15 Kartons Verfahrensunterlagen vollständig und fristgerecht zur Einreichung koordiniert. • Partnerassistenz & Entscheidungsvorbereitung: Präsentationen und Informationsunterlagen erstellt. • Schnittstellenkoordination: Abstimmung mit Partnern, Mandanten und Fachabteilungen; zeitkritische Vorgänge priorisiert.

Assistenz- und Office-Funktionen mit Verantwortung für Organisation, Kundenbetreuung und Veranstaltungen. • Office Management & Schnittstellenkoordination: Termine, Geschäftsreisen und administrative Abläufe eigenständig organisiert; Abstimmung mit internen Teams, Kunden und externen Partnern. • Event- & Meetingmanagement: Tagungen, Regionaltreffen und Vertriebsveranstaltungen geplant und organisiert; Teilnehmende, Einladungen und Dienstleister koordiniert.

11 Jahre gehobene Hotellerie in Deutschland und Großbritannien mit Schwerpunkt Gruppen-, Event- und Gästekoordination. • Event- & Gästekoordination: Zimmerbelegung und VIP-Betreuung bei internationaler Sportveranstaltung gesteuert; persönliche Würdigung durch den Veranstalter. • Gruppen- & Veranstaltungsmanagement: Veranstaltungen mit 50 bis 400 Teilnehmenden, Zimmerkontingente und Abläufe koordiniert. • Schnittstellenkoordination & Guest Relations: Abstimmung mit Fachbereichen, Veranstaltern und Gästen.

Aktivitäten und Verbände: • Internationale Hospitality- und Austauschprojekte im deutsch-französischen Umfeld • Serviceeinsätze bei Veranstaltungen und Großevents • Betriebswirtschaftliche und organisatorische Grundlagen des Hotelmanagements Ergänzend: Ausbildereignungsprüfung nach AEVO.

Ausbildung zur Hotelfachfrau • Praxiserfahrung in Front Office, Restaurant und Housekeeping • Frühe Verantwortung im direkten Gästekontakt • Aufbau fundierter Service- und Organisationskompetenzen

• Berufliche Neuorientierung: Fokus auf Executive Assistance, Assistenz der Geschäftsführung sowie Projekt- und Schnittstellenkoordination. • Digitale Tools & KI: Einsatz Kl-gestützter Arbeitsmethoden für Recherche, Dokumentenerstellung, Wissensmanagement und Organisation.