Über diesen Job

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Berlin eine:n

Assistent:in Kommunikation und Außenbeziehungen (m/w/d)

Wir suchen kluge Köpfe, die mit uns strategische Forschung gestalten.

Werden Sie Teil der Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft! Mit rund 100 Mitarbeiter:innen gestalten wir die Strategieentwicklung von Helmholtz und koordinieren die wettbewerblichen Prozesse zur Ausrichtung und Finanzierung unserer Forschung. Dabei reagieren wir dynamisch auf drängende Herausforderungen. Wir informieren über die Helmholtz-Gemeinschaft und vertreten die Interessen der Wissenschaft gegenüber der Politik.

Wir stehen so für eine starke Gemeinschaft aus 18 Zentren mit mehr als 47 000 Mitarbeiter:innen und weltweit einmaligen Versuchsanlagen. Zusammen leisten wir Spitzenforschung – und liefern Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.

Einen breiten Raum mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Eine attraktive Vergütung gemäß dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund) einschließlich einer jährlichen Sonderzahlung sowie Fortbildungsmöglichkeiten. Bei entsprechender Qualifikation ist eine Eingruppierung in Entgeltgruppe 8 vorgesehen.
Fortbildungsmöglichkeiten, die sowohl eine fachliche als auch eine persönliche Weiterbildung ermöglichen.
Eine flexible Arbeitszeitgestaltung, für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
30 Urlaubstage pro Jahr und die Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Gleittagen.
Zuschuss zum Firmenticket und eine betriebliche Altersvorsorge.
Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV & Fahrradparkplätze.

Die Vollzeitstelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet (39 Stunden/Woche). Wir streben eine langfristige Zusammenarbeit an.

Sie sind Organisationstalent mit einem Faible für Kommunikation, Zahlen und digitale Tools? Dann verstärken Sie unser Team und helfen Sie dabei, die Arbeit des Bereichs Kommunikation und Außenbeziehungen tatkräftig zu unterstützen

Korrespondenz und Terminkoordination:Sie unterstützen die Bereichsleitung und den Leiter Kommunikation bei ihren täglichen Aufgaben und kümmern sich proaktiv und zuverlässig um die Terminkoordination und die Vor-und Nachbereitung von Terminen
Reisemanagement: Sie unterstützen die Bereichsleitung und den Leiter Kommunikation bei der Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
Budgetkoordination: Sie unterstützen die Leitung bei der Koordinierung des Rechnungswesens für den Bereich Kommunikation und Außenbeziehungen und der Budgetplanung
Content Relations Management: Sie pflegen die Kontaktdatenbank (Salesforce) und unterstützen die Kolleg:innen bei der Nutzung
Wissensmanagement: Sie bauen eine Struktur zum Wissensmanagement des Bereichs auf und unterstützten dabei, relevante Informationen zu recherchieren, strukturieren und dokumentieren
Eventmanagement: Sie unterstützen bei der Umsetzung von Events und übernehmen die Verantwortung für kleinere Formate
Sie unterstützen das Team in verschiedenen Bereichen, z.B. Aktualisierungen der Homepage mit Typo3, Verwaltung von Abonnements, Bearbeitung von Präsentationen, Unterstützung beim Versand von Pressemitteilungen.

Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
Erste Berufserfahrung als Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle ist wünschenswert, aber nicht Voraussetzung. Berufsanfänger:innen oder Quereinsteiger:innen sind bei gleicher Eignung willkommen.
Sehr gute Kenntnis von MS-Office Tools und Offenheit für die Bedienung weiterer Software-Tools
Eine strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
Bereitschaft, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und sich schnell auf neue Aufgaben einzustellen

Erforderlich sind Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau. Wünschenswert, aber keine Voraussetzung sind gute Englischkenntnisse

Zudem sind Sie kontaktfreudig, flexibel und arbeiten gern im Team.

08.10.2025

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Portal. Bewerbungen per E-Mail oder Post können nicht berücksichtigt werden

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen erbitten wir bis spätestens 08.10.2025 an Alexandra Rosenbach, Kommissarische Bereichsleiterin Kommunikation & Außenbeziehungen.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an personal@helmholtz.de.

Unsere Stellenausschreibung richtet sich an alle geeigneten Bewerber:inen (m/w/d), unabhängig von Merkmalen wie Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung, ethnischer Herkunft, Rasse oder sexueller Identität.

Gehalts-Prognose

Unternehmens-Details

Helmholtz-Geschäftsstelle

Forschung

51-200 Mitarbeitende

Berlin, Deutschland

Bewertung von Mitarbeitenden

Gesamtbewertung

3.0

Basierend auf 14 Bewertungen

Vorteile für Mitarbeitende

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office

Betriebliche Altersvorsorge

Barrierefreiheit

Gesundheitsmaßnahmen

Betriebsarzt

Training

Parkplatz

Günstige Anbindung

Smartphone

Veranstaltungen

Privat das Internet nutzen

Hunde willkommen

Unternehmenskultur

14 Mitarbeitende haben abgestimmt: Sie bewerten die Unternehmenskultur bei Helmholtz-Geschäftsstelle als traditionell.Der Branchen-Durchschnitt tendiert übrigens leicht in Richtung modern

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Assistent:in Kommunikation und Außenbeziehungen (m/w/d)