Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité

Ein Herzzentrum, das neue Maßstäbe setzen und sich international führend etablieren möchte, braucht Personal, das diese Vision lebt und eine Arbeitsumgebung, die dies ermöglicht. Unsere Klinik für Kardiologie, Angiologie und Intensivmedizin am Campus Virchow-Klinikum unter ärztlicher Leitung von Prof. Dr. Ingo Hilgendorf bietet eine umfangreiche kardiologische Versorgung auf höchstem medizinischen und Forschung auf höchstem wissenschaftlichen Niveau.

Zur Unterstützung in der Organisation und Koordination der Klinik suchen wir eine zuverlässige, gut organisierte Assistenz der Klinikleitung mit Freude am Umgang mit Menschen und einer lösungsorientierten Arbeitsweise. Sie unterstützen unser Team durch strukturierte Abläufe, sorgfältige Dokumentation sowie diskrete Kommunikation und tragen so zu einem reibungslosen Klinikalltag bei.

Die Stelle im Überblick

Als Assistentin oder Assistent der Klinikleitung stehen Sie in enger Zusammenarbeit mit dem Klinikdirektor, stellvertretendem Klinikdirektor, den oberärztlichen Kolleginnen und Kollegen sowie dem Klinikmanagement und unterstützen diese in allen organisatorischen Angelegenheiten. Diese umfassen konkret folgende Aufgaben:

• Unterstützung der Oberärztinnen und Oberärzte sowie Mitarbeitenden der Klinik bei administrativen Vorgängen
• Unterstützung der Verantwortlichen bei der Organisation und Koordination der Lehrveranstaltungen
• Unterstützung bei der Planungsorganisation von Famulaturen, PJ-Aufenthalten, Praktika und Promotionsanliegen
• Selbständige Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben für alle Bereiche der Klinik einschließlich Archivanforderungen
• Professioneller interner und externer Kommunikations- und Telefondienst mit Patientinnen, Patienten, Mitarbeitenden, Vorgesetzten, Studierenden sowie Zuweiserinnen und Zuweisern
• Materialbewirtschaftung
• Vertretung des Direktionssekretariats

Danach suchen wir

Als tatkräftige Unterstützung im Sekretariat freuen wir uns auf

• eine abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, vorzugsweise im Gesundheitswesen
• nachweisbar mehrjährige Berufserfahrung als Sekretärin oder Sekretär bzw. Assistenz der Geschäftsführung oder Teamassistenz
• Kenntnisse der Strukturen im Hochschulbereich und in der Lehre
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office und SAP)
• freundliches, verbindliches Auftreten und vorausschauende, strukturierte Arbeitsweise
• ein hohes Bewusstsein für Verantwortung, Vertraulichkeit und Diskretion
• sehr gutes Organisationsvermögen und Zeitmanagement, hohe Belastbarkeit
• idealerweise Kenntnisse der Dienstplansoftware Polypoint PEP und der medizinischen Terminologie

Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
• Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen (weitere Informationen finden Sie hier)

Wichtige Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E7 TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
• Die Position ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden zu besetzen
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am: 19.01.2026
• Kennziffer: 6359