Assistenz (m/w/d) für den Projektbereich

Sie jonglieren gerne mit den vielfältigen Aufgaben eines Sekretariats und halten auch viele Bälle in der Luft? MS 365 beherrschen Sie im Schlaf? Sie schätzen die Vorteile von Digitalisierung? Loyalität und Diskretion sind für Sie selbstverständlich?

Dann brauchen wir Sie zur Verstärkung unseres Teams mit Ihrer fundierten Erfahrung, Ihrem Verantwortungsbewusstsein und Ihren kreativen und zugleich realistischen Ideen für unseren Standort Berlin in unbefristeter Anstellung als Assistenz (m/w/d) für den Projektbereich.

• Sie unterstützen das Projektteam im operativen Tagesgeschäft und übernehmen organisatorische sowie administrative Aufgaben.
• Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung.
• Sie unterstützen bei der Erstellung, Pflege und Ablage von projektbezogenen Unterlagen und Dokumentationen.
• Sie übernehmen die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Sie unterstützen bei der Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Sie wirken bei der Pflege von Projektübersichten, Listen und Auswertungen mit.
• Sie sorgen für eine strukturierte Ablage und Dokumentation innerhalb der Projektarbeit.
• Sie erstellen Berichte, Präsentationen und Statistiken inklusive der internen und externen Informationsbeschaffung.
• Sie arbeiten aktiv bei der Weiterentwicklung der Bereichskommunikation, -organisation sowie den Bereichsprozessen mit.
• Sie kümmern sich um das Reisemanagement.
• Sie beschaffen Büromaterialien.
• Sie unterstützen beim Kopierdienst, bei Dokumentations- und Archivierungsaufgaben (digitale Ablage).

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Sekretariats-/kaufmännische Ausbildung oder haben diese Tätigkeit langjährig ausgeübt.
• Sie weisen mehrjährige Berufserfahrung in der Führung eines vergleichbaren Sekretariats auf.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office.
• Sie haben eine exzellente Schreibfertigkeit und Erfahrung im Umgang mit moderner Bürotechnik.
• Sie schätzen Loyalität, persönliche Integrität und ein Höchstmaß an Diskretion.
• Sie weisen eine hohe Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten verbunden mit sehr guten Umgangsformen auf.
• Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und gewissenhaft.
• Sie sind ein Organisationstalent und besitzen die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren.
• Sie verfügen über eine hohe Flexibilität und die Fähigkeit, auch in schwierigen Situationen sicher, freundlich und verbindlich zu agieren.

• Bei uns erleben Sie alle Schritte spannender Infrastrukturprojekte von der Idee bis zur Fertigstellung und verantworten komplexe und anspruchsvolle Vorhaben.
• Dank der Möglichkeit des mobilen Arbeitens können Sie Ihre Arbeitszeiten familienfreundlich und zeitlich flexibel gestalten.
• Betriebsferien zwischen den Jahren und an Brückentagen sorgen für Planungssicherheit zu stark nachgefragten Urlaubszeiten.
• Zu Ihrem Gehalt bieten wir Ihnen mehrere Zusatzleistungen:
• Weihnachtssonderzahlung
• Mobilitätszulage
• betriebliche Altersvorsorge
• Dienstleasingrad
• pme-Familienservice bietet Unterstützung in schwierigen Situationen
• Gesundheitsportal mit diversen Sportkursen.