OlamAid e.V. ist eine internationale Hilfsorganisation mit Sitz in Berlin, die sich den sich entwickelnden Bedürfnissen von Krisen- und Konfliktbevölkerungen widmet. Unsere Mission ist es, Gemeinschaften beim Übergang von der Krise zur Erholung, Rehabilitation und nachhaltigen Lebensführung zu unterstützen. Dabei liegt einer unserer Hauptschwerpunkte auf gefährdeten Gruppen und Minderheiten.

Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit als People & Admin Officer, die die Leitung unserer administrativen und personellen Prozesse am Hauptsitz in Berlin eigenverantwortlich übernimmt. Es wird angestrebt, dass sich die Position nach einem Jahr zu einer Senior-Officer-Stelle weiterentwickelt.

Eckdaten der Position

• Stellengröße: Vollzeit / Teilzeit
• Standort: Berlin
• Beginn: Ab 01.03.2026 Dauer: 1 Jahr mit dem Ziel einer Verlängerung

Aufgaben

Deine Aufgabenbereiche

In dieser Rolle übernehmen Sie die volle Verantwortung für folgende Bereiche:

1. People

• Mitarbeiterlebenszyklus: Eigenverantwortliche Steuerung des gesamten Prozesses von der Rekrutierung über das Onboarding bis hin zum Offboarding.
• Richtlinienkompetenz: Unterstützung bei der Erstellung und Einhaltung interner Richtlinien sowie Definition von Standards für die Organisation.
• Personalverwaltung: Kontinuierliche Pflege der Personalakten und der HR-Datenbank.
• Lohnabrechnung: Schnittstellenmanagement und Vorbereitung der Lohnabrechnung sowie Klärung von Sozialversicherungsangelegenheiten mit externen Dienstleistern.
• Entwicklung: Organisation und Dokumentation von Schulungen und individuellen Weiterbildungsmaßnahmen.

2. Administration

• Organisationsmanagement: Unterstützung bei der Erstellung und Definition administrativer Abläufe und operativer Richtlinien.
• Procurement (Beschaffung): Eigenverantwortliche Abwicklung von Beschaffungsprozessen und Kontrolle von Rechnungen.
• Büromanagement: Koordination von Terminen, Meetings und komplexen Geschäftsreisen.
• Vertragsmanagement: Verwaltung und Dokumentation wichtiger organisatorischer Unterlagen und Verträge.
• Interne Kommunikation: Zentrale Schnittstelle für die interne Kommunikation und Unterstützung bei Team-Events.

Qualifikation

Dein Profil

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Personalwesen, Verwaltung, Finanzen oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• HR-Expertise: Mehrjährige fundierte Erfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise im NGO-Bereich.
• Software-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit HR-Software.
• Arbeitsweise: Hochgradig strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
• Sprachen: Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.

Benefits

Was Dich erwartet

• Die Möglichkeit, durch die Arbeit in einem internationalen Umfeld einen echten gesellschaftlichen Beitrag zu leisten.
• Ein multikulturelles Arbeitsumfeld und ein hochmotiviertes Team.
• Individuelle Gestaltungsspielräume für Ihre berufliche und persönliche Entwicklung sowie regelmäßige Weiterbildungen.

BewerbungsprozessBitte senden Sie Ihren vollständigen Lebenslauf (Anschreiben, CV, Zeugnisse) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 01.03.2026.