Arbeiten an der Charité

In unserer AG Health Policy and Systems Research and Innovation (HPSRI) am Institut für Allgemeinmedizin erwartet Sie eine vielseitige und interessante Tätigkeit auf dem Gebiet der hausärztlichen Versorgungsforschung und Versorgungsgestaltung. Im Rahmen eines Forschungsprojekts, finanziert von dem Innovationsfond des Gemeinsamen Bundesausschusses, benötigen wir Ihre administrative und koordinative Unterstützung. Wir sind ein aufgeschlossenes, interprofessionelles Team, das sich darauf freut, Sie willkommen heißen zu dürfen.

Die Stelle im Überblick

• Eigenverantwortliche Bürokoordination
• Sie sind zuständig für die Buchhaltung und Budgetkontrolle für die Arbeitsgruppe
• Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung der Finanzberichte im Rahmen des Projekts zur Vorlage an die Projektleitung und für die Vorbereitung der Dokumente für Personalmaßnahmen (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitveränderungen)
• Sie unterstützen die Projektleitung bei allgemeinen Koordinations- und Organisationsaufgaben und verwalten die Funktionspostfächer des Projekts
• Sie sind zuständig für die Pflege von Kontaktlisten und Kalendereinträgen inkl. Vorbereitung von Rundschreiben
• Sie übernehmen die Entgegennahme, Klassifizierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen von Hausärztinnen/Hausärzten und Patientinnen/Patienten
• Sie sind verantwortlich für die Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Bearbeitung und Prüfung von Lieferscheinen/Rechnungen)
• Einholung von Angeboten zu Dienstleistungen und damit verbundene administrative Verwaltung
• Sie organisieren Meetings und bereiten diese nach
• Sie planen, koordinieren und führen Veranstaltungen durch (Veranstaltungsplanung, Anmeldungsmanagement, Protokollierung und Berichterstattung)

Danach suchen wir

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Betriebswirtin / Betriebswirt, Kauffrau / Kaufmann im Gesundheitswesen, Studium der Verwaltungswissenschaften)
• Berufserfahrung im Büromanagement sowie Erfahrungen in der Forschungsverwaltung sind wünschenswert
• Erfahrungen mit den Organisationsstrukturen und Verwaltungsabläufen einer Hochschule sind von Vorteil
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Ihre Arbeitsweise ist durch ein hohes Maß an Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gekennzeichnet
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität aus und bringen die Bereitschaft mit, sich selbstständig in neue Themen einzuarbeiten
• Sie verfügen über eine gute Team- und Kommunikationsfähigkeit für die Arbeit in einem interdisziplinären Team bestehend aus ärztlichem und wissenschaftlichem Personal
• Die deutsche Sprache beherrschen Sie verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Sie sind bereit, das Forschungsprojekt am Telefon/via E-mail zu repräsentieren
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil

Das bringt die Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E09b TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
• Die Arbeitszeit ist in Teilzeit mit 19,25 Wochenstunden (50%) möglich
• Die Stelle ist bis zum 30.09.2027 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am: 15.03.2026
• Kennziffer: 6606