Backoffice / Office Management (m/w/d) – Direktvermittlung – unbefristete Festanstellung – Bremen

Problem
Wenn im Backoffice Dinge liegen bleiben, kostet das Tempo: Termine wackeln, Unterlagen fehlen, Rechnungen hängen, Infos sind nicht auffindbar. In dieser Rolle sorgst du dafür, dass der Laden sauber läuft – strukturiert, zuverlässig und ohne Drama.

Deine Aufgabe
Du hältst dem Team (und der Geschäftsführung) den Rücken frei. Du bringst Ordnung in Ablage, Daten, Kommunikation und Routinen – damit Prozesse stabil sind und Entscheidungen auf klaren Infos basieren.

Deine Aufgaben
– Du koordinierst Termine, Unterlagen und Wiedervorlagen (inkl. Nachhalten, wenn etwas fehlt)
– Du pflegst Stammdaten, Listen und Dokumente strukturiert (Ordnung, Versionen, Zugriffe)
– Du erstellst und überarbeitest Unterlagen nach Vorlage (z. B. Schreiben, Übersichten, interne Dokumentation)
– Du unterstützt bei Rechnungs- und Belegthemen: prüfen, zuarbeiten, sauber dokumentieren
– Du arbeitest mit Tools und Systemen (z. B. ATS/CRM) und hältst Datenqualität hoch
– Du übernimmst Kommunikation mit Dienstleistern/Plattformen (z. B. Jobbörsen, Software, Office-Themen)
– Du erkennst Lücken früh, sprichst sie an und setzt sie pragmatisch um – damit nichts "untergeht"

Das bringst du mit
– Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis (Backoffice, Assistenz, Office Management)
– Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und genau – und bleibst trotzdem pragmatisch
– Sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel)
– Du kommunizierst klar und verbindlich, intern wie extern
– Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich
– Pluspunkte: Erfahrung mit digitalen Ablagen, Prozessarbeit, ATS/CRM-Systemen (z. B. Teamtailor)

Rahmen
– Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
– Immer Direktvermittlung, keine Zeitarbeit
– Standort: Bremen (genauer Rahmen/Hybrid nach Mandat)
– Start: nach Vereinbarung

Schick deinen Lebenslauf an jobs@griepenstroh.com .
Ansprechpartner: Henry Griepenstroh, Telefon 0 174 3467723 . Alternativ sende mir gerne eine kurze Nachricht.

Abteilung

kaufmännische Stellen

Rolle

Assistenz / Sekretariat

Standorte

Bremen

Arbeitsort (Präsenz, Home)

Hybrid

Jahresgehalt

36.000 - 39.000

Vertragsart

Vollzeit

Beschäftigungsebene

Fachkräfte

Karrierelevel

Berufseinstieg

Benefits

Mitarbeiter(:innen)-Rabatte, Obst & Getränke

Gehalt

38000