Backoffice / Office Management (m/w/d)

Bremen | 38.000 € Jahresgehalt | Hybrid | Unbefristete Festanstellung | Direktvermittlung

Die Rolle

Wenn im Backoffice Dinge liegen bleiben, merkt man das sofort.

Termine wackeln.
Unterlagen fehlen.

In dieser Rolle sorgst du dafür, dass genau das nicht passiert .

Du bringst Struktur in Ablagen, Daten und Routinen – und stellst sicher, dass im Hintergrund alles sauber läuft, damit das Team und die Geschäftsführung sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Kurz gesagt:

Du sorgst dafür, dass der Laden organisiert läuft.

Deine Aufgaben

Organisation & Koordination

• Koordination von Terminen, Unterlagen und Wiedervorlagen

• Nachhalten von Themen, wenn Informationen oder Unterlagen fehlen

Struktur & Dokumentation

• Pflege von Stammdaten, Listen und Dokumenten

• Strukturierte Ablage inklusive Versionen und Zugriffsregelungen

Unterlagen & Dokumente

• Erstellung und Überarbeitung von Schreiben, Übersichten und internen Dokumentationen nach Vorlage

Rechnungen & Belege

• Unterstützung bei Rechnungs- und Belegthemen

• Prüfen, zuarbeiten und saubere Dokumentation

Systeme & Daten

• Arbeit mit Tools und Systemen (z. B. ATS / CRM)

• Sicherstellen einer hohen Datenqualität

Kommunikation

• Abstimmung mit Dienstleistern und Plattformen
  (z. B. Jobbörsen, Softwareanbieter oder Office-Themen)

Mitdenken

• Du erkennst Lücken oder Unklarheiten früh

• sprichst sie an und setzt pragmatische Lösungen um, damit nichts untergeht

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis
  (Backoffice, Assistenz oder Office Management)

Arbeitsweise

• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und genau

• Gleichzeitig bleibst du pragmatisch und lösungsorientiert

Tools

• Sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)

Kommunikation

• Klare und verbindliche Kommunikation
  – intern wie extern

Persönlichkeit

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich

Pluspunkte

• Erfahrung mit digitalen Ablagen

• Erfahrung mit Prozessarbeit

• Erfahrung mit ATS- oder CRM-Systemen (z. B. Teamtailor)

Bewerbung

Schick deinen Lebenslauf an:

jobs@griepenstroh.com

Alternativ sende uns gerne eine kurze Nachricht.

Abteilung

kaufmännische Stellen

Standorte

Bremen

Jahresgehalt

38.000 €

Vertragsart

Vollzeit

Beschäftigungsebene

Fachkräfte

Karrierelevel

Berufserfahren

Benefits

Bonuszahlungen, regelmäßige Mitarbeiter:innen-Gespräche, Home Office