PERSONALHAUS EXPERT ist Dein starker und kompetenter Partner, wenn Du eine neue berufliche Herausforderung suchst. Unser Schwerpunkt liegt bei der Vermittlung von Fach- und Führungskräften in unterschiedlichen Geschäftsbereichen. Als spezialisierter Personaldienstleister stehen wir für eine erfolgreiche und nachhaltige Zusammenarbeit mit Unternehmen aus einem bundesweiten Netzwerk.

Deine Aufgaben:

• Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
• Unterstützung des Vorgesetzten (m/w/d) bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -Ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -Genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
• Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe
• Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe
• Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
• Verwaltung der Sekretariatsablage
• Protokollführung in Besprechungen
• Erstellung von Vorgaben für einen/ die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z.B. Ablagestruktur) Anmeldung, Empfang, Bewirtung usw. von unseren Kunden, Organisation Restaurantbesuche sowie Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen (Räume, Bewirtung, sonstige Raumausstattung)
• Bearbeitung von Visaanträgen und Versicherungen

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
• Gute englische Sprachkenntnisse (Wort und Schrift)
• Gute SAP Kenntnisse
• Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office

Profitiere unter anderem von folgenden Vorteilen:

• Branchenzuschläge und übertarifliche Zulagen
• Volle Auszahlung des betriebsüblichen Referenzlohnes (Equal Pay) sowie Equal Treatment
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• 30 Tage Urlaub
• Elektronische Zeiterfassung
• Auf Wunsch kostenfreie und regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen und betriebliche Altersvorsorge

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.