Job description:

Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.

Zur Unterstützung der Subprojektleitung FAIR Commissioning im Geschäftsbereich Beschleunigerbetrieb & -entwicklung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Fremdsprachensekretär*in (d/m/w)

Kennziffer: 25.112-6620

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben und administrative Unterstützung für die Subprojektleitung FAIR Commissioning und die zugeordneten Organisationseinheiten
• Terminkoordination und –pflege, Koordination von Besprechungsräumen
• Besprechungsorganisation (Vor- und Nachbereitung) inklusive Protokollführung
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von nationalen sowie inter-
  nationalen Veranstaltungen (Workshops, Konferenzen) inklusive der Betreuung und
  Unterstützung von externen und internen Teilnehmer*innen (Bewirtung, Personenbeförderung, Flugbuchung, Internetzugang, etc.), in deutscher und englischer Sprache
• Betreuung von wissenschaftlichen Gästen / Kollaborationspartnern - in deutscher und englischer Sprache (z.B. Unterstützung bei Visa-Angelegenheiten, Einrichten von
  Zugängen, usw.)
• Planung und Buchung von Dienstreisen, inkl. Visumbeantragung
• Erstellen und Verfolgen von Beschaffungsvorgängen.

Ihr Profil:

• Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in bzw. kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation) mit nachgewiesenen Englischkenntnissen mindestens auf B2- bzw. C1-Niveau
• Berufserfahrung in einer solchen Position oder vergleichbaren Tätigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office-Anwendungen
• Gutes Zeitmanagement, hohe Eigeninitiative, Organisationstalent sowie Kommunikationsgeschick
• Sicheres, freundliches und gepflegtes Auftreten.

Wir bieten Ihnen eine vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit interessanten Aufgaben.

Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich. GSI bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job-Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit, sowie einen Betriebssportverein "Schnelle Ionen".

Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).

GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.

Weitere Informationen über GSI und FAIR erhalten Sie unter www.gsi.de sowie www.fair-center.eu.

Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellung senden Sie bitte unter Angabe der Kennziffer 25.112-6620 bis spätestens 24.10.2025 über das Onlineportal auf unserer Webseite:

Online-Bewerbungsportal

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH

ABTEILUNG PERSONALMANAGEMENT

64291 DARMSTADT

This research center is part of the Helmholtz Association of German Research Centers. With more than 42,000 employees and an annual budget of over € 5 billion, the Helmholtz Association is Germany's largest scientific organisation.