Das Max-Planck-Institut für Quantenoptik mit Sitz in Garching bei München zählt zu den führenden Forschungs­instituten auf dem Gebiet der Laser- und Quanten­forschung. Das Institut mit derzeit zwei Nobelpreis­trägern und rd. 350 Beschäftigten besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die sich theoretisch und experimentell mit Themen von Attosekundenphysik bis hin zum Quantencomputing beschäftigen.

Für die wissenschaftliche Gruppe von Frau Prof. Monika Aidelsburger suchen wir ab sofort eine:n

Sekretär:in / Assistenz 50% – 100% (all genders)

in Vollzeit. Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Ihre Aufgaben:

• Organisation des Sekretariats
• Übernahme von allgemeinen Verwaltungs­aufgaben in enger Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen und wissenschafts­unterstützenden Personal des Instituts
• Selbständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Betreuung von Mitarbeitenden sowie von Gastwissenschaftler:innen (national und international)
• Organisation von Dienstreisen inklusive Reisekosten­abrechnungen
• Unterstützung des internationalen Abteilungsteams von Studierenden, Doktorand:innen, Postdoktorand:innen und Gastwissenschaftler:innen
• Personaladministration: Vorbereitung von Personal­entscheidungen nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten
• Organisation von wissenschaftlichen Konferenzen oder Meetings
• Administrative Koordination von Haushalts- und Drittmittel­projekten sowie Bestellungen und Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder Drittmittel­abteilung
• Aktive und eigenständige Mitarbeit an aktuellen Projekten, unter anderem im Bereich der Digitalisierung
• Pflege und redaktionelle Betreuung von instituts­spezifischen Webseiten
• Datenauswertungen und Datenmanagement
• Unterstützung bei wissenschaftsnahen Themen bis hin zu praktischen Alltagsfragen wie Visaformalitäten oder Wohnungssuche

Ihr Werkzeugkasten:

• Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder Verwaltungsberuf (z. B. Fremdsprachen­sekretär:in) bzw. vergleichbare Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen
• Berufserfahrung in der Bürokommunikation erwünscht
• Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen einzustellen
• Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Bereitschaft zum selbständigen und gewissenhaften Arbeiten
• Offenheit und Freude an kreativen Lösungen
• Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Microsoft-Office-Kenntnisse
• Freundliches, zuverlässiges und serviceorientiertes Auftreten
• Aufgeschlossenheit und Geschick im Umgang mit Menschen unterschiedlichster Kulturen
• Interesse an interkulturellen Begegnungen und internationaler Zusammenarbeit
• Eine Persönlichkeit, die Freude daran hat, unser Team mit Kreativität, Organisationstalent und Herz zu unterstützen

Unser Angebot:

• Vergütung erfolgt entsprechend Befähigung und fachlicher Eignung gemäß TVöD bis max. E 8. Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes (Bundesdienst)
• 30 Tage Jahresurlaub, zusätzlich freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Betriebliche Altersversorgung (Versorgungs­anstalt des Bundes und der Länder)
• Work-Life-Balance durch Gleitzeit
• Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und monatlicher Zuschuss zum Jobticket möglich
• Persönliche und fachliche Weiterbildungs­programme
• Offene Arbeitsatmosphäre im internationalen Umfeld unserer Forschungs­einrichtung auf dem Campus in Garching
• Kantine, Fitnessraum, kostenfreie Parkplätze
• Ein nettes, dynamisches, internationales Team, das eng zusammenarbeitet, viel Spaß hat und sich sehr auf Dich freut!

Wir sind stolz auf unsere Diversität und freuen uns über Deine Bewerbung unabhängig von Geschlecht und sexueller Identität, Nationalität, Religion, Alter oder Behinderung.

Neugierig geworden?

Dann freuen wir uns über Deine Bewerbung! Du kannst Deine Bewerbungs­unterlagen digital als PDF in unserem Online‑Bewerber­portal hochladen.

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Max-Planck-Institut für Quantenoptik
Postfach 13 27
85741 Garching

www.mpq.mpg.de