Mit unserer Teamsoftware vereinfachen Unternehmen (DACH) mit 5–300 Mitarbeitern ihre tägliche Zusammenarbeit, Organisation und Personalplanung. Bereits über 50.000 Mitarbeiter nutzen unsere Software – und täglich kommen neue Kunden hinzu.

Um unsere Geschäftsführung im Alltag zu entlasten und unsere internen Abläufe weiter zu professionalisieren, suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung & Office-Management (m/w/d) in Teilzeit (ca. 20–25 Wochenstunden), die strukturiert arbeitet, mitdenkt und Verantwortung für Organisation und Administration übernimmt.

• 📍Arbeitsort: Unser Team arbeitet überwiegend im Homeoffice. Für Abstimmungen, Post, Unterlagen und die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung solltest du 2–3 Vormittage pro Woche in unserem Büro in 46284 Dorsten (NRW) einplanen, den Rest kannst du flexibel von zuhause aus arbeiten.
• 🗓️ Start: Ab März – Mai
• 💡 Langfristige Zusammenarbeit und absolute Verschwiegenheit sind für diese Position besonders wichtig.

Aufgaben

Du sorgst dafür, dass Organisation, Kommunikation und Zahlen zuverlässig laufen – und schaffst Strukturen, die den Arbeitsalltag planbarer machen.

Schwerpunkte deiner Rolle:

• Kommunikation & E-Mail-Management: Du behältst das E-Mail-Postfach der Geschäftsführung im Blick, sortierst vor, priorisierst, bereitest Antworten vor und übernimmst bei Standardsachen die Korrespondenz selbst. Am Telefon trittst du souverän auf und vertrittst das Unternehmen professionell nach außen.
• Kalender-, Termin- & Meetingorganisation: Du koordinierst Termine mit Kunden, Partnern, Mitarbeitern und Dienstleistern, planst Besprechungen (inkl. Agenda und Unterlagen) und sorgst dafür, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig vorliegen. Nach Meetings hältst du Entscheidungen und To-dos fest und verfolgst sie nach.
• Office-Management & Verwaltung: Du organisierst das Büro in Dorsten, kümmerst dich um Posteingang, Ablage, Bürobedarf und Verträge. Du passt Vorlagen (z. B. Arbeitsverträge) nach Vorgabe an, verwaltest Unterlagen und achtest darauf, dass Fristen und Wiedervorlagen eingehalten werden.
• Zahlen, Kennzahlen & Schnittstelle Steuerbüro: Du sammelst und strukturierst Rechnungen und Belege, bereitest Unterlagen für das Steuerbüro vor und bist dort feste Ansprechperson. Du erstellst einfache Übersichten und Auswertungen (z. B. Listen, Monatsübersichten, Kennzahlen) und sorgst dafür, dass wichtige Zahlen rechtzeitig vorliegen.
• Mitarbeiter- & Personalorganisation: Du unterstützt bei der Pflege von Mitarbeiterdaten, hältst Anpassungen (z. B. bei Gehältern oder Arbeitszeiten) nach und koordinierst Termine rund um Mitarbeitergespräche oder organisatorische Themen. Außerdem unterstützt du im Recruiting-Alltag und hilfst dabei, Stellenausschreibungen nach Vorlage zu veröffentlichen, Bewerbungen sinnvoll vorzusortieren, Rückmeldungen zu organisieren und Gesprächstermine zu koordinieren.
• Reisen, Messen & Organisation: Du planst Geschäftsreisen (Zug/Flug, Hotels, Unterlagen) und unterstützt bei der Organisation von Messen und Veranstaltungen – von der Terminplanung bis zur logistischen Vorbereitung. Nach Veranstaltungen bringst du Dokumente, Belege und Informationen sauber in Struktur.

Die Rolle ist bewusst vielseitig angelegt – du solltest Freude daran haben, dich in neue Themen einzuarbeiten und Strukturen zu schaffen, wo bisher eher pragmatisch gearbeitet wurde.

Qualifikation

⌛️ Wir benötigen dich für ca. 20–25 Wochenstunden, verteilt auf mehrere Tage pro Woche – mit der Bereitschaft, 2–3 Vormittage regelmäßig im Büro in Dorsten zu sein.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Bankkauffrau/-mann oder vergleichbar).
• Du hast bereits Erfahrung in einer organisatorischen oder assistenznahen Rolle und bist vertraut damit, Abläufe, Termine und Unterlagen im Blick zu behalten.
• Ausgeprägte Struktur- und Organisationsstärke: Du hast Freude daran, Abläufe zu ordnen, To-dos nachzuhalten und Verbindlichkeit zu schaffen.
• Sehr sicherer Umgang mit E-Mails, Kalendern und Office-Programmen (Google Workspace oder MS Office, insbesondere Tabellen & Präsentationen).
• Souveränes, freundliches Auftreten am Telefon und per E-Mail – du repräsentierst die Geschäftsführung und das Unternehmen direkt nach außen.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und absolute Verschwiegenheit sind für dich selbstverständlich.
• Lernbereitschaft und Offenheit für neue Tools (z. B. digitale Ablagen, SaaS-Tools, einfache Auswertungen) – du musst nicht alles kennen, aber bereit sein, dich einzuarbeiten.
• Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt Prioritäten und bringst Aufgaben konsequent zu Ende.

Spezialkenntnisse in Bereichen wie Arbeitsrecht, Vertragsgestaltung oder Lohnabrechnung werden NICHT vorausgesetzt – wichtig ist, dass du Unterlagen sauber vorbereitest, strukturiert arbeitest und bei fachlichen Fragen mit Steuerbüro oder anderen Dienstleistern zusammenarbeitest.

Benefits

• Eine vertrauensvolle Schlüsselrolle direkt an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Dienstleistern und Steuerbüro.
• Langfristige Zusammenarbeit in einem wachsenden, inhabergeführten Software-Unternehmen – ohne Konzernbürokratie und endlose Hierarchien.
• Hybrid-Modell: 2–3 Vormittage pro Woche im Büro in Dorsten, die restliche Zeit flexibel im Homeoffice mit planbaren Arbeitszeiten überwiegend am Vormittag – sehr gut vereinbar mit Familie und privaten Verpflichtungen.
• Ein faires, deiner Erfahrung entsprechendes Gehalt in Teilzeit: Je nach Erfahrung liegt dein Gehalt bei ca. 20 Wochenstunden voraussichtlich zwischen 2.000 und 2.300 € brutto im Monat (bei 25 Wochenstunden: ca. 2.500 bis 2.875 € brutto).
• Du erhältst 30 Tage Urlaub pro Jahr (anteilig bei Teilzeit entsprechend deiner Wochenstunden).
• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag und die Möglichkeit, dein Aufgabenfeld mit der Zeit weiterzuentwickeln.
• Moderne Arbeitsmittel (z. B. Laptop, Bildschirm, Handy), damit du effizient und gut organisiert arbeiten kannst.
• Ein kleines, unkompliziertes Team mit direkter Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen.

Wenn du Freude daran hast, Verantwortung für Organisation, Abläufe und Kommunikation zu übernehmen – und gerne dafür sorgst, dass im Hintergrund alles rund läuft –, dann bewirb dich mit ein paar Zeilen zu dir, deinem bisherigen Werdegang und deiner Gehaltsvorstellung.

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💡 So geht es weiter

1. Bewerbung: Du schickst uns deine Bewerbung (Lebenslauf + Anschreiben) mit ein paar Zeilen zu dir und deiner Erfahrung.
2. Antwort: Wir melden uns innerhalb von 2-3 Werktagen bei dir – in jedem Fall, nicht nur bei Zusage.
3. Online-Kennenlernen: Wenn dein Profil passt, vereinbaren wir einen kurzen Online-Kennenlerntermin (ca. 15 Minuten).
4. Persönliches Treffen: Wenn wir das Gefühl haben, dass wir fachlich und menschlich gut zusammenpassen, treffen wir uns zu einem persönlichen Gespräch in unserem Büro in Dorsten (Fürst-Leopold-Zechengelände in Hervest).
5. Probearbeiten (optional): Bevor wir eine Entscheidung treffen, können wir ein bezahltes Probearbeiten (ca. 2–3 Stunden) vereinbaren, um die Zusammenarbeit im Alltag und das Miteinander besser kennenzulernen.