Organisationsassistenz / Verwaltungsassistenz (m/w/d)

für die QualifizierungsAkademie Rhein Ruhr & New Horizons Dortmund

Unter einem Dach vereinen wir zwei etablierte Bildungsdienstleister: die QualifizierungsAkademie Rhein Ruhr mit Schwerpunkt auf geförderte Bildungsmaßnahmen und Umschulungen sowie New Horizons Dortmund als IT-Trainingsakademie mit nationalem und internationalem Netzwerk.

Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir eine Organisationsassistenz / Verwaltungsassistenz (m/w/d), die beide Akademiebereiche organisatorisch unterstützt und für einen reibungslosen Bildungs- und Büroalltag sorgt.

Ihre Aufgaben

Als Organisationsassistenz / Verwaltungsassistenz (m/w/d) sind Sie zentrale Ansprechperson für Teilnehmende, Lehrkräfte, Kostenträger und externe Partner und tragen maßgeblich zur Qualität und Struktur unserer Bildungsangebote bei.

• Anwesenheitskontrolle der Teilnehmenden ab 07:30 Uhr sowie Pflege der Anwesenheitslisten
• Begrüßung von Teilnehmenden, Gästen und Lehrkräften beider Akademien
• Nachverfolgung von Abwesenheiten (telefonisch / per E-Mail) sowie Prüfung und Dokumentation von Krankmeldungen
• Pflege, Verwaltung und Archivierung digitaler und analoger Teilnehmerakten
• Termingerechte Meldung von Fehlzeiten und relevanten Informationen an Kostenträger und Behörden
• Beantragung von Umschulungsberechtigungen (z.B. IHK) und Maßnahmenummern (z.B. Agentur für Arbeit)
• Organisation, Vorbereitung, administrative Begleitung und Auswertung von Umschulungen, Weiterbildungen und IT-Trainings
• Bearbeitung von Rechnungs-eingängen und ausgänge sowie weiterer finanzrelevanter Vorgänge (z. B. Gebühren, Bescheinigungen)
• Erstellung von Bescheinigungen, Verträgen, Anträgen, Zeugnissen und Zertifikaten unter Einhaltung von Fristen
• Planung, Organisation und Protokollierung von Teamsitzungen
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Verantwortung für Büroorganisation, Post-eingang und -ausgang sowie Beschaffungsprozesse
• Pflege des Bistro- und Besprechungs-bereichs (inkl. Kaffeemaschine und Wasserspender)
• Schnittstelle zu externen Dienstleistern (z. B. Reinigungsfirma, Hausverwaltung)
• Aktive Mitwirkung der Weiterentwicklung der Verwaltungs- und Organisationsprozesse beider Akademien
• Einbringen von Verbesserungsvorschlägen zur Strukturierung, Vereinfachung und Digitalisierung administrativer Abläufe
• Mitdenken über bestehende Prozesse hinaus – mit Raum, Abläufe zu hinterfragen und praktikable Lösungen vorzuschlagen
• Enge Abstimmung mit der Akademieleitung bei der Einführung neuer Standards, Vorlagen und Arbeitsweisen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung bei einem Bildungsträger oder in der Verwaltung
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Freude daran, Strukturen weiterzuentwickeln und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Offenheit für Veränderungen und neue Aufgabenbereiche
• Fähigkeit, Verbesserungspotenziale zu erkennen und konstruktiv einzubringen
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungs- und Ablagesystemen
• Freundliches, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten

• Eine vielseitige Position in zwei Bildungswelten unter einem Dach
• Ein wertschätzendes, kollegiales Arbeitsumfeld mit klaren Zuständigkeiten
• Strukturierte Einarbeitung in beide Akademiebereiche
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Geregelte Arbeitszeiten und eine leistungsgerechte Vergütung
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Arbeitsort: Dortmund/Stadtkrone Ost Eintrittstermin: nach Vereinbarung

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.