Gesucht wird für ein Mehrgenerationen- Family Office in Düsseldorf eine versierte, belastbare Privatsekretär*in (m/w/d). Die Aufgabenstellung erfolgt in enger Abstimmung mit den verschiedenen Familienmitgliedern:

- Erledigung des kompletten Zahlungsverkehrs inklusive der entsprechenden Ablagen (digital) und der vorherigen Überprüfung

- Zusammenstellung der Unterlagen für die Steuererklärung

- Erledigung der gesamten Abrechnungen mit den privaten Krankenkassen, Beihilfe und Pflegekasse und Klärung von Differenzen

- Organisation der Nebenkostenabrechnungen für die vermieteten Immobilien in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und inhaltliche Verantwortung

- Betreuung aller Abrechnungen rund um die privat genutzten Immobilien

- Erledigung der Zahlungen und Organisation der Gehälter der privaten Angestellten (4 Personen) in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro

- Planung, Organisation und Nachbereitung von privaten Reisen

- Unterstützung bei Versicherungsmanagement sowie Abwicklung von Versicherungsfällen

- Kommunikation mit Dienstleister wie Steuerberaterbüros, Anwaltskanzleien, Reisebüro, Family Office etc.

Folgendes Anforderungsprofil ist erwünscht:

- höchste Vertraulichkeit, Loyalität und Diskretion

- kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation/Erfahrung

- mehrjährige Berufspraxis in vergleichbaren Positionen

- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

- sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Onedrive) und modernem Office-Equipment (Apple); Geräte (Handy und Laptop) werden zur Nutzung aus Sicherheitsgründen gestellt

- Bereitschaft zu gelegentlichem Reisen und flexibler Arbeitszeitengestaltung

Es handelt sich um eine Teilzeit-Anstellung mit 20 – 25 Stunden in der Woche, nach Absprache ist auch teilweise Homeoffice realisierbar; vollständiges Homeoffice ist nicht möglich.

Die Position ist nach Absprache zu besetzen und mit einem ausnehmend guten Gehalt ausgestattet.