• Proaktive Organisation und Pflege des Kalenders des CEO inklusive Terminmanagement, Koordination interner und externer Meetings sowie Abstimmung über verschiedene Zeitzonen hinweg
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inklusive Logistik, Unterlagen, Erinnerungen und Follow-ups
• Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen (Flüge, Visa, Hotels, Transfers, Reisepläne) sowie flexible Anpassung von Routen und Terminen
• Sicherstellung einer reibungslosen Unterstützung des CEO auch während Reisen
• Bearbeitung von Reise- und Geschäftsausgaben, inklusive Belegverwaltung, Kreditkartenabstimmungen und Erstellung von Abrechnungen in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft des CEO-Office (z. B. Dokumentenerstellung, Raumorganisation, Gästebetreuung, Versorgung bei Meetings)
• Verwaltung von Unterschriftenprozessen sowie Koordination digitaler Tools für Freigaben (z. B. DocuSign)
• Gelegentliche Unterstützung bei einfachen privaten Erledigungen

• Fundierte Erfahrung in der Assistenz, idealerweise im Umfeld von Geschäftsführung oder Management
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Detailorientierung
• Ausgeprägte Zeitmanagement-Skills und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit gängigen Buchungs- und Reiseplattformen

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einer dynamischen Branche und einem internationalen Arbeitsumfeld
• Eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV
• Fachlichen Gestaltungsspielraum
• Perspektivisch Entwicklungsmöglichkeiten

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• Steuerung und Beratung bei Vertrags- und Gehaltsverhandlungen
• Terminmanagement und Koordination aller Gespräche bei unserem Kunden
• Tipps und Tricks für das perfekte Vorstellungsgespräch
• Auf Wunsch die Begleitung zum Vorstellungsgespräch