Ab 01.08.2025 in Vollzeit, unbefristet

Büro des Datenschutzbeauftragten

Ihre Aufgaben

• Nutzung der UMG-IT-Systeme für Dokumentation, Recherche und Dokumentenüberwachung
• Unterstützung des Teams bei operativen und organisatorischen Aufgaben insbesondere bei Kommunikation und Terminmanagement
• Selbstständige Terminabstimmung und Überwachung der Einhaltung von Deadlines inkl. Terminvereinbarungen
• Teamassistenz: Organisation interner Prozesse sowie Verwaltung administrativer Angelegenheiten der Teammitglieder; Erfassung und Dokumentation eingehender Anfragen
• Materialbestellung sowie Beschaffung von Büro-/Geschäftsbedarf über das APM
• Kostenstellen- und Budgetverwaltung
• Unterstützung bei der Administration von Veranstaltungen und Audits
• Fachgerechte Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Erstellung von formalen Schreiben, Schulungsprogrammen, Protokollen sowie Schreiben nach Diktat (bei Bedarf)
• Mitarbeit bei der Auditplanung- und Vorbereitung sowie Dokumentation der Audit- Ergebnisse (Findings) im Datenschutzmanagementsystem (DSMS) und Informationsmanagementsystem (ISMS)
• Empfang und Betreuung von Gästen, Auditor:innen und externen Partner:innen im Rahmen von Terminen, Schulungen und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Anfragen durch Aufsichtsbehörden wie dem LfDI M-V oder dem BSI

Unsere Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Erfahrung in der Führung und Organisation eines Sekretariats, idealerweise im Bereich eines Stabstellensekretariats, mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
• Sicherheit im Umgang mit moderner Bürotechnik sowie PC-Programmen (alle gängigen Office-Programme, Verwaltungssoftware, Dokumentations-Software)
• Exzellente Organisations-, Koordinierungs- und Kommunikationsfähigkeit sowie diskretes und professionelles Auftreten
• Fähigkeit zur selbständigen, systematischen, sorgfältigen Arbeit
• Sicheres Auftreten gegenüber Betroffenen, Behörden und Partnern- sowie mitarbeitenden orientiertes Auftreten
• Loyalität und Teamfähigkeit
• Exzellente Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse von klinischen und administrativen Prozessen – idealerweise der UM Greifswald

Unser Angebot

Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen: Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E6 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen.
Fortbildungsmöglichkeiten: Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neusten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben.
Work-Life-Balance: Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, wie z.B. die Kooperation mit der Hansefit GmbH, an. Unser Familienbüro unterstützt Sie bei der Wohnungssuche und allen Fragen rund um das Thema "Vereinbarkeit von Familie und Beruf".
Hanseatischer Standort: Greifswald ist eine charmante Universitätsstadt in Ostseenähe mit einer hohen Lebensqualität, vielfältigen kulturellen Angeboten und einer geschichtsträchtigen Umgebung für Arbeit und Freizeit.