Wir sind der Internationale Bund e.V. – ein großer gemeinnütziger Träger der Jugend-, Sozial und Bildungsarbeit. Wir unterstützen Menschen dabei, ein selbstbestimmtes Leben zu führen, unabhängig von ihrer Religion, Herkunft und Weltanschauung. Vielfalt und Individualität sind uns wichtig.

• Wir packen an und treffen mutig Entscheidungen.
• Wir entfalten Potenziale, unsere eigenen und die der Kinder, Jugendlichen und Erwachsenen, die wir täglich unterstützen.
• Wir halten fest zusammen und unterstützen uns gegenseitig.
• Wir sind viele: bundesweit ca. 14.000.

Hierfür ist Gestaltungsfreiheit für unsere Kollegen*Kolleginnen wichtig und notwendig. Gestaltungsfreiheit, die wir mit professioneller Menschlichkeit füllen – mit freien Händen, freien Köpfen und freien Herzen.

Zusammen erreichen, was wir am besten können: Menschsein stärken.

Mehr Informationen sind unter www.ib-nord.de zu finden.

Das klingt gut? Dann freuen wir uns auf deine/Ihre Bewerbung!

Sie behalten auch bei vielen Anfragen den Überblick, arbeiten gerne strukturiert und sind eine Person, an die sich andere zuverlässig wenden können? Dann könnten Sie gut in unser Team passen.

In den Freiwilligendiensten des Internationalen Bundes engagieren sich jedes Jahr rund 500 Freiwillige in sozialen Einrichtungen in Hamburg. Gleichzeitig unterstützen wir im Bereich Schulbegleitung Kinder und Jugendliche mit besonderem Unterstützungsbedarf im Schulalltag.

Damit diese Arbeit gut organisiert ist, braucht es eine verlässliche zentrale Anlaufstelle für Freiwillige, Einsatzstellen, Schulen und Kooperationspartner. Als Teamassistenz übernehmen Sie genau diese Rolle und sorgen dafür, dass Kommunikation, Termine und organisatorische Abläufe im Hintergrund zuverlässig funktionieren.

Wenn Sie Freude an Organisation, Kommunikation und einem sinnstiftenden Arbeitsfeld haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben:

Als Teamassistenz sind Sie eine zentrale organisatorische Schnittstelle für unsere Arbeitsbereiche Freiwilligendienste und Schulbegleitung. Sie übernehmen insbesondere folgende Aufgaben:

• Betreuung unserer z entralen Funktionspostfächer und Telefonnummern sowie erste Ansprechperson für Freiwillige, Einsatzstellen, Schulbegleitungen, Schulen und Kooperationspartner.
• Telefonische und schriftliche Bearbeitung und Koordination von Anfragen.
• Terminmanagement sowie Unterstützung bei der Organisation von Gesprächen, Seminaren, Veranstaltungen und internen Terminen.
• Unterstützung der Teams bei Bewerbungs-, Verwaltungs- und Organisationsprozessen.
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Daten und Ablagesystemen.
• Pflege und Verwaltung von Daten in unserem Datenbanksystem Sodys, insbesondere von Freiwilligen-, Einsatzstellen- und Kontaktdaten.
• Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation und bei organisato rischen Aufgaben im Arbeitsalltag der Teams.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, Büromanagement, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrungen in Teamassistenz, Verwaltung oder Büroorganisation sind wünschenswert.
• Freude am Umgang mit Menschen sowie eine serviceorientierte und freundliche Kommunikation.
• Sicherer Umgang mit Telefon, E-Mail und unterschiedlichen Ansprechpartner*innen.
• Organisationsstärke und die Fähigkeit, den Überblick über mehrere Aufgaben gleichzeitig zu behalten.
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, insbesondere im Dokumenten- und Datenmanagement.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel).
• Idealerweise erste Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken, DMS- und CRM-Systemen (z. B. SODYS) oder die Bereitschaft, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten.
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu strukturieren und Prioritäten zu setzen.
• Interesse an gesellschaftlichem Engagement sowie an der Zusammenarbeit mit Schulen, sozialen Einrichtungen und Freiwilligen.

Ihre Vorteile:

Finanzielle Vorteile

• Eigener Mantel- und Entgelttarifvertrag inklusive Weihnachtsgeld
• Corporate Benefits-Rabatte für Mitarbeitende
• Zuschuss zum Deutschland-Ticket
• Krankengeldzuschuss und Jubiläumsgeld
• Jobrad: Wunsch-Fahrrad als Leasing-Fahrrad
• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge

Work-Life-Balance

• 30 Tage Jahresurlaub - Zusätzlich 24. und 31.12. frei
• Gesundheitsprävention und -förderung
• Urban Sports Club (bezuschusste Mitgliedschaft)
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Parkplätze in der Umgebung

Talentmanagement

• Individuelle Fort- und Weiterbildungsangebote
• Jahresgespräche zur persönlichen Entwicklung
• Vielfältige persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Begleitete Einarbeitung

Unternehmenskultur

• Über 75 Jahre gemeinnützig für eine gute Sache
• Gestaltungsspielraum und wertschätzender Umgang
• Kooperativer Führungsstil mit direktem Dialog und kurzen Entscheidungswegen
• Unternehmensveranstaltungen wie z.B. Sommerfest
• Willkommenstag
• aktives Diversity Management
• Interessenvertretung und -förderung durch Betriebsräte und Schwerbehindertenvertretung und Ombudsbeauftragte
• Toller Zusammenhalt im Team
• Regelmäßige Team-Events

Wenn es möglich ist, kommen wir den Wünschen nach flexibler Arbeitszeit und Teilzeitbeschäftigung nach. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind erwünscht. Wir fördern aktiv die Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden. Wir freuen uns daher über alle Bewerbungen, unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Behinderung, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität. Zur Zuordnung Ihrer Bewerbung bitten wir um die Angabe unserer Stellennummer: 15869

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.