Einrichtung Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften (Fachbereich Mathematik)

Arbeitsbeginn schnellstmöglich, unbefristet

Bewerbungsschluss 09.09.2025

Arbeitsumfang teilzeitgeeignete Vollzeitstelle

Aufgabengebiet

In einem kleinen Assistenzteam unterstützen Sie die wissenschaftlichen Arbeitsgruppen des Forschungsbereichs Algebra und Zahlentheorie (zzt. 8 Professuren und 2 Emmy-Noether-Gruppen) und das Zentrum für Mathematische Physik. Bei einem Teil der Aufgaben kooperieren Sie mit anderen Assistenzteams und Professor:innen des Fachbereichs und der zentralen Verwaltung oder dem Studienbüro.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Mitarbeiter:innen beim On- und Offboarding unterstützen (Räume, Schlüssel, IT, Ausstattung); nationale und internationale Gastwissenschaftler:innen betreuen, deren Aufenthalte abrechnen, Honorar-Vereinbarungen vorbereiten
• Personalvorgänge, v. a. für Tutor:innen und Studierende Hilfskräfte, vorbereiten; Urlaubsansprüche verwalten, Erstellung und Pflege von Übersichten zu Anwesenheiten und Vertretungen
• Veranstaltungen, Sitzungen, Workshops organisieren und bei der Planung von Reisen und deren Abrechnung unterstützen
• Forschungsanträge, Finanzmanagement, Drittmittelanzeigen, Gutachten und Publikationen unterstützen
• redaktionelle Assistenz, Webauftritt im CMS Fiona und Einträge in Datenbanken pflegen
• Lehrbetrieb und Studierende unterstützen, z. B. Einsicht von Klausuren, Vereinbarung von Prüfungsterminen und andere Abstimmungen mit dem Studienbüro
• Wissenschaftler:innen bei Verwaltungsprozessen und Infrastrukturthemen entlasten, Protokolle schreiben, Informationen recherchieren

Die oben genannten Tätigkeiten erbringen Sie je nach Kontext in englischer oder deutscher Sprache.

Einstellungsvoraussetzung

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

• gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level C1 des Gem. Europ. Referenzrahmens bei Dienstantritt)
• Erfahrungen im Austausch und im regelmäßigen Kontakt mit internationalen Partner:innen, idealerweise in der Betreuung von Gastwissenschaftler:innen
• Erfahrungen mit Büro- und Verwaltungsabläufen, ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, möglichst im wissenschaftlichen Bereich
• Erfahrungen im öffentlichen Rechnungswesen/Finanzcontrolling idealerweise mit Kenntnissen für das finanzielle und administrative Projektmanagement
• sehr gute Kenntnisse von Office Anwendungen, insbesondere Word, Excel, SharePoint, Website Content Management (z. B. Fiona); Bereitschaft, Texte und Formeln in fachspezifischen Tools wie LaTeX zu bearbeiten
• Erstellung von Dokumenten, Planungs- und Kalkulationstools
• strukturiertes, genaues und präzises Arbeiten
• Engagement für teamorientiertes Arbeiten und Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten
• Eigenverantwortung und die Fähigkeit auch im Hochbetrieb den Überblick und die gute Arbeitsqualität zu behalten
• sicheres und freundliches Auftreten, Empathie und Teamgeist, Servicebereitschaft für Mitarbeiter:innen und Studierende

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv "Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age" gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.