Herzlich willkommen am Universitätsklinikum Jena!

Wir sind Thüringens einziges Universitätsklinikum:

Patientenversorgung, Forschung und Lehre gehen hier Hand in Hand. In unseren 32 Kliniken und Polikliniken versorgen wir jährlich mehr als 520.000 Patientinnen und Patienten.

Deren Zufriedenheit ist unser Ziel. Dafür arbeiten unsere über 7.000 Mitarbeitenden jeden Tag.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Gewährleistung reibungsloser Büro‐ und Verwaltungsprozesse
• Selbstständige Organisation des Sekretariats bzw. Teamoffices
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen, Unterstützung bei Veranstaltungen‐ Vor‐ und Nachbereitung von Sitzungen (inkl. Protokollführung)
• Verwaltung von Posteingang und ‐ausgang (analog und digital)
• Eigenständige Bearbeitung standardisierter Verwaltungsvorgänge nach Vorgaben
• Pflege und Verwaltung von Systemen, Datenbanken, Akten und Dokumenten
• Erstellung von Schreiben, Berichten und Präsentationen nach Vorlage
• Unterstützung bei der Haushaltsüberwachung (z. B. Mittelabrufe, Bestellungen, einfache Buchungen
• Ansprechpartnerin für interne und externe Anfragen, inkl. Annahme und Verteilung von telefonischen Anfragen
• Koordination von Informationen innerhalb des Teams
• Korrespondenz nach allgemeinen Vorgaben in deutscher (ggf. auch englischer) Sprache

Darauf kommt es uns an:

• Kaufm. Ausbildung (Industriekaufmann/‐frau, Kaufmann/‐frau für Büromanagement, etc.)
• MS‐Office, SAP ERP HCM
• Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
• strukturiertem Arbeitsstil, Organisationstalent, Genauigkeit

Benefits:

• zukunftssicherer Arbeitsplatz
• kostenlose Fortbildungen: inklusive Freistellung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• 30 Urlaubstage
• Gesundheitsangebote: kostenlose Präventionskurse, Gesundheitssprechstunde, Stressmanagement, psychologische Mitarbeiterberatungen
• Sportprogramme
• Produktvergünstigungen: exklusive Mitarbeiterrabatte bei namhaften Marken
• Familienbüro: flexible Arbeitszeitmodelle, Kinderbetreuung, etc.
• betrieblich unterstützte Kita: von 06-20 Uhr
• Hilfe bei der Wohnungssuche
• Kantine
• Unternehmensevents

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E6 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 139/2026

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.