Mitarbeiter*in im Sekretariat der Hochschulleitung (m/w/div)

Sitzungsmanagement, Allgemeiner Schriftverkehr

Kennziffer: HS 2025/24

Ihre Aufgaben

Zusammen mit derdem Sekretärin der Hochschulleitung erledigen Sie vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben im Sekretariat der Hochschulleitung:

• Erste Ansprechperson für im Sekretariat ankommende Anfragen und Besucher*innen
• Bearbeitung des gesamten Posteingangs
• Sitzungsvor- und -nachbereitung für verschiedenste Gremien inkl. Vorbereitung des Sitzungsraumes, Erstellung von Sitzungsunterlagen und Präsentationen sowie Protokollführung
• Terminkoordination, -vereinbarung und -vorbereitung
• Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs
• Mitwirkung bei der Organisation von hochschulweiten Veranstaltungen

Für Fragen zu den Inhalten der Stelle steht Ihnen Frau Kathrin Kilian (kathrin.kilian@hs-kl.de) gerne zur Verfügung.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder als Verwaltungsfachangestellte*r
• Hohe Kommunikations- und Organisationskompetenz
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache
• Englischkenntnisse zum Führen einfacher Gespräche
• Ausgeprägte Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten sowie Teamkompetenz
• Erfahrungen im Bereich Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den MS-Office-Programmen, insb. Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Bereitschaft zu Dienstreisen mit dem privaten PKW, insbesondere zu den Hochschulstandorten

Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen aller Altersgruppen und unabhängig von der geschlechtlichen Identität, einer Behinderung, dem ethnischen Hintergrund, der Religion, Weltanschauung sowie sexuellen Orientierung oder Identität.

Unser Angebot

Die Stelle ist ab ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt am Studienort Kaiserslautern der Hochschule Kaiserslautern in Vollzeit unbefristetzu besetzen.

An unserer Hochschule für angewandte Wissenschaften und Gestaltung mit einem ausgeprägten Profil in der angewandten Forschung und Entwicklung sowie der akademischen Weiterbildung erwarten Sie ein innovatives Arbeitsumfeld und vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen der Personalentwicklung. Die Hochschule Kaiserslautern unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. durch eine Regelung für mobiles Arbeiten und eine flexible Arbeitszeitgestaltung.

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Vergütung ist nach Entgeltgruppe E6 TV-L vorgesehen, soweit die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Zusätzlich bieten wir Ihnen eine tarifvertraglich geregelte betriebliche Altersvorsorge.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbes. Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Arbeitszeit) entsprochen werden kann.

Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes strebt die Hochschule Kaiserslautern eine weitere Erhöhung des Frauenanteils, insbesondere in der Wissenschaft, an.

Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweis beifügen).

Sollten Bewerber*innen sich benachteiligt oder ungleich behandelt fühlen, kann eine Klärung durch eine Beschwerde bei der AGG-Beschwerdestelle (Stabstelle Recht) erfolgen.

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen, die Sie uns bis 26.10.2025 über unser Online- Bewerbungsportal zukommen lassen können.

DER PRÄSIDENT

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.