Das Pharmazeutischen Institut der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht eine*n

Mitarbeiterin im Büromanagement (Geschäftszimmer)*

unbefristet.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, wie bspw. Telefon-, Brief- und E-Mail-Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Vorbereitung administrativer Personalvorgänge im Zusammenhang mit der Einstellung von Wissenschaftlichen Angestellten und studentischen Hilfskräften
• Verwaltung von Urlaubsanträgen, sowie Krank- und Gesundmeldungen
• Bestell- und Rechnungswesen, Auszahlungsanordnungen, Inventarisierungen
• Rechnungsführung von Drittmitteln einschließlich digitaler Aufbereitung der Buchhaltung und Budgetüberwachung (MachWeb) und interne Buchhaltung der Lehrstühle für Projekte und Haushaltsmittel
• Unterstützung bei der Organisation sowie Abrechnung von Dienstreisen (intern und extern)
• Publikumsverkehr, Ansprechpartner*in für Studierende und Mitarbeitende des Instituts
• Bedienung und Datenpflege in universitären Informationssystemen wie MachWeb, UnivIS, WinTrip und OLAT

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau-mann für Büromanagement oder vergleichbarer qualifizierender kaufmännischer Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einem Sekretariat oder Geschäftszimmer
• Software-Kenntnisse sämtlicher Office Programme, insbesondere Word, Excel und Outlook bzw. EDV-gestützte Büroorganisation
• Aufgrund der internationalen Zusammensetzung der Arbeitsgruppen, fundierte Deutsch (C2)- und Englischkenntnisse (B1) in Wort und Schrift
• Verantwortungsbewusstsein und gewissenhafter Umgang mit der Budgetverwaltung
• Teamfähigkeit sowie selbständige und sehr sorgfältige Arbeitsweise

Persönliche Fähigkeiten:

• Sie arbeiten fokussiert, selbstständig, präzise sowie problemlösungsorientiert.
• Sie zeichnet eine flexible, sorgfältige, umsichtige, strukturierte und kooperative Arbeitsweise aus.
• Sie verfügen über sichere kommunikative Fertigkeiten, ausgeprägte Serviceorientierung sowie organisatorisches Geschick.
• Durchhaltevermögen beim Einholen notwendiger Informationen
• Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
• Offene und freundliche Umgangsart

Wünschenswert:

• Kenntnisse der Verwaltungsabläufe der CAU Kiel sind wünschenswert

Wir bieten:

• eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
• tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
• eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
• Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
• Jobticket für den ÖPNV
• eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
• einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
• zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.