Das Unternehmen ist ein führender Anbieter im Bereich Sicherheitslösungen und hat sich auf den Schutz von Menschen und Daten spezialisiert. In der Rolle des Front Desk Assistant sind Sie für die Organisation reibungsloser Büroabläufe verantwortlich. Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Kontaktaufnahme mit Lieferanten und Dienstleistern, um den Bestand an Büromaterialien zu gewährleisten und gegebenenfalls Wartungsarbeiten zu koordinieren. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und sorgen für eine effektive Kommunikation zwischen diesen. Zudem planen und buchen Sie Geschäftsreisen für Ihre Kollegen und kümmern sich um die dazugehörigen Reisekostenabrechnungen. Als Ansprechpartner vor Ort stehen Sie internen und externen Kontakten zur Verfügung. Zu Ihren administrativen Aufgaben zählen das Bestellen von Büromaterialien, der Empfang und die Verteilung von Post, die Organisation von Meetings sowie die Buchung von Besprechungsräumen. Das Arbeitsumfeld ist geprägt von einer offenen und freundlichen Unternehmenskultur, die durch konstruktive und kooperative Interaktionen gekennzeichnet ist. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeiten flexibel zu gestalten und profitieren von einer betrieblichen Altersvorsorge sowie zusätzlichen Urlaubstagen bei besonderen Anlässen.

Der ideale Kandidat bringt ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie Empathie mit. Sie sollten über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement verfügen, mit einem besonderen Augenmerk auf Details. Kenntnisse über kaufmännische Prozesse sind von Vorteil, ebenso wie Erfahrung im Umgang mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen, insbesondere MS Office. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind ebenfalls wichtig, um in einem dynamischen Umfeld erfolgreich zu sein. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, um die Kommunikation sowohl intern als auch extern zu gewährleisten. Eine abgeschlossene Ausbildung oder Berufserfahrung im administrativen Bereich wäre wünschenswert.