Seit über 30 Jahren sind wir, das Ingenieurbüro Professor Dr.-Ing. Vogt Planungsgesellschaft mbH, erfolgreich im Markt etabliert und beschäftigen heute 43 Ingenieure, Architekten, Kaufleute und Zeichner. Wir realisieren deutschlandweit anspruchsvolle Bauprojekte im Gesundheitswesen – von kleineren Arztpraxen über Medizinische Versorgungszentren bis hin zu Krankenhausneubauten.

Unsere Leistungen umfassen Architektur, Brandschutzfachplanung, Tragwerksplanung und Bauphysik – alles aus einer Hand. Seit 2018 sind wir Teil von BKW Engineering, dem größten Zusammenschluss unabhängiger Ingenieur-, Architektur-, Gutachter- und Prüfunternehmen in der DACH-Region.

Wir suchen zur Unterstützung unserer Geschäftsführung eine engagierte, zuverlässige und gut organisierte Assistenz der Geschäftslführung (w/m/d) in Vollzeit (40 Stunden/Woche).

Ihr Wirkungsfeld

• Eigenständige Organisation und Koordination sämtlicher Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen, geschäftsrelevanten und personalbezogenen Themen
• Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben als Schnittstelle zum BKW-Konzern
• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie der E-Mail- und Telefonkorrespondenz
• Professionelle Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
• Vorbereitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Unterlagen, Dokumenten, Terminen und Fristen
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren
• Koordination kleinerer Projekte und Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben
• Organisation von Bestellungen sowie Unterstützung bei allgemeinen betrieblichen Abläufen
• Mitwirkung bei Aufgaben in den Bereichen Datenschutz und Qualitätsmanagement (QM)

Das bringen Sie mit

• Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position
• Gute Kenntnisse in der Büroorganisation, Verwaltung und kaufmännischen Sachbearbeitung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, insbesondere im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Darauf können Sie sich freuen

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitszeitmodelle für eine optimale Work-Life-Balance
• Leistungsgerechte Vergütung für Ihre Leistungen
• Vorteile durch unser Corporate Benefits Programm
• Moderner Arbeitsplatz
• Mitarbeiterevents zur Stärkung des Teamgeists
• Geburtstagspräsent zur Feier Ihres Ehrentages

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie schon bald kennenzulernen!

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.