• Freundlicher erster Ansprechpartner am Empfang: Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Begrüßung und Betreuung von Gästen
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, inkl. Räumlichkeiten und Bewirtung
• Allgemeine Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben im Office Management
• Sicherstellung eines gepflegten und einladenden Arbeitsumfeldes
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Organisation von Geschäftsreisen (Travel Management)
• Pflege von Kunden- und Lieferantendaten
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen in PowerPoint
• Unterstützung im Projektgeschäft und bei administrativen Aufgaben:
• Erstellung und Pflege von Projektplänen, Timings und Statuslisten
• Vorbereitung und Nachbereitung von Kundenterminen und Workshops
• Dokumentation von Projektergebnissen und Erstellung von Protokollen
• Rechercheaufgaben und Aufbereitung von Informationen für das Projektteam
• Koordination von Dienstleistern
• Abwicklung von Bestellungen und Einkaufsprozessen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Hotel- bzw. Veranstaltungskauffrau/-kaufmann)
• Erste Berufserfahrung im Office-Bereich, Empfang oder Assistenz von Vorteil
• Flexibilität, Offenheit, Serviceorientierung, gute Auffassungsgabe und Lernbereitschaft
• Organisationstalent
• Stressresistenz
• Routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
• Sicher am Telefon und im persönlichen Kontakt in deutscher und englischer Sprache
• Mindestens für 32h Mo-Do verfügbar, gerne Vollzeit

• Kurze Entscheidungswege in einer inhabergeführten GWA-Agentur
• Digitalisierung und zukunftsorientierte Aufstellung
• Unternehmensinternes Präventions- und Gesundheitsprogramm
• Ein freundschaftlich-kollegiales Umfeld
• Orientierung an unseren Werten: Mut, Respekt und Verantwortung
• Unser Standort am Mainzer Zollhafen setzt auf das New Work Konzept, um dir ein agiles und dynamisches Arbeitsumfeld zu schaffen

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