Seit über 25 Jahren bringt HESYS Engineering qualifizierte Spezialisten in anspruchsvolle Aufgaben bei Kunden aus Aerospace, Defence und High-Tech. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie.

Gesucht wird ein Teamassistent für die organisatorische und administrative Unterstützung des Teams. Der Schwerpunkt liegt auf Büroverwaltung, Termin- und Reisemanagement sowie der Erstellung und Pflege von Unterlagen.

Ihre Aufgaben

• Vorbereitung der notwendigen Logistik für das Team einschließlich Reisemanagement, Post und Verteilung von Unterlagen
• Bearbeitung von Büroverwaltungsaufgaben, z. B. Telefon, Zeitmanagement und Unterstützung von Newcomern
• Verfassen von Korrespondenz, Memos und Berichten in deutscher und englischer Sprache
• Organisation und Überwachung des Postdurchlaufs, Einholen von Unterschriften sowie Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
• Planung und Verwaltung von Terminen sowie Koordination des Terminkalenders
• Pflege von Dokumenten in Google Drive
• Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen, z. B. Besprechungen, Sitzungen, Workshops und Symposien
• Erstellung von Berichten, Memos, Google-Dokumenten, Grafiken und Präsentationen anhand von Stichworten sowie Einholung gegebenenfalls fehlender Informationen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Mehr als zwei Jahre Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
• Detaillierte Spezialkenntnisse in MS Office
• Detaillierte Spezialkenntnisse in SAP
• Erfahrung mit Google Suite Apps ist erforderlich
• Kenntnisse in Confluence sind von Vorteil
• Deutsch und Englisch jeweils mindestens verhandlungssicher
• Freundliches Auftreten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige und organisierte Arbeitsweise

Wir bieten

• Anspruchsvoller Einsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
• Persönliche Begleitung vom ersten Gespräch bis in den Einsatz
• Klare Rückmeldungen, kurze Wege und feste Ansprechpartner
• Einblicke in spezialisierte Aufgaben bei namhaften Industriekunden

Warum HESYS

• Spezialisierung auf technische Rollen in Aerospace, Defence und High-Tech
• Langjährige Erfahrung in anspruchsvollen Engineering- und Industrieumfeldern
• Gute Kenntnis der Anforderungen unserer Kunden und ihrer Fachbereiche
• Türöffner zu anspruchsvollen Aufgaben bei führenden Industrieunternehmen

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English version

For more than 25 years, HESYS Engineering has connected technical specialists with demanding assignments for customers in aerospace, defence and high-tech. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.

We are looking for a Team Assistant to provide organizational and administrative support to the team. The focus is on office administration, appointment and travel management as well as the preparation and maintenance of documents.

Your tasks

• Prepare the necessary logistics for the team, including travel management, mail and distribution of documents
• Handle office administration tasks, e.g. telephone, time management and support for newcomers
• Draft correspondence, memos and reports in German and English
• Organize and monitor incoming and outgoing mail, obtain signatures and manage and order office supplies
• Plan and manage appointments and coordinate the calendar
• Maintain documents in Google Drive
• Prepare and organize events, e.g. meetings, sessions, workshops and symposia
• Prepare reports, memos, Google documents, graphics and presentations based on key points and obtain any missing information where necessary

Your profile

• Completed commercial vocational training
• More than two years of professional experience in a secretarial or assistant role
• Detailed specialist knowledge of MS Office
• Detailed specialist knowledge of SAP
• Experience with Google Suite Apps is required
• Knowledge of Confluence is an advantage
• German and English both at least at negotiation level
• Friendly manner
• Very good communication skills
• Independent and organized working style

We offer

• Challenging assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
• Personal support from the first interview through to the assignment
• Clear feedback, short communication paths and fixed contacts
• Insight into specialized tasks with well-known industrial customers

Why HESYS

• Specialization in technical roles in aerospace, defence and high-tech
• Long-standing experience in demanding engineering and industrial environments
• Strong understanding of our customers’ requirements and specialist departments
• A door opener to demanding assignments with leading industrial companies

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de